Manter a oficina mecânica organizada é uma tarefa difícil. Quando se tem preocupações como: o atendimento aos clientes, gestão da equipe, controle de ordens de serviço, contas para pagar e gestão de fornecedores e estoque. A limpeza e organização acabam perdendo prioridade.

Infelizmente algumas oficinas nem se dão ao trabalho de manter um mínimo de apresentação. Por julgar que este tipo de atividade é aquela que só se faz se sobrar tempo – e tempo é uma coisa que nunca sobra – muitos donos de negócio acabam relaxando a cobrança e fazendo vista grossa.

Descuidos com limpeza e organização além de não agradarem os clientes, podem causar prejuízos ao empreendimento. Foi pensando em como ajudar a manter tudo em ordem que separamos os principais fundamentos que vão ajudar na prática a sua oficina mecânica ficar organizada.

1. Determinar áreas específicas para cada serviço

Tão conhecida quanto básica, esta é uma regra que nunca pode ser deixada de lado. Tendo serviços diferentes sendo prestados dentro da oficina, é natural que alguns façam mais sujeira do que outros.

Separando áreas para cada tipo de atividade, garante-se que equipamentos, piso, paredes e até os automóveis dos clientes não acabem sendo prejudicados com sujeira além do necessário.

Considere qual a melhor maneira de dividir o espaço da oficina, de forma a garantir uma boa circulação de veículos e de pessoas, mantendo uma separação que ajude na manutenção da ordem e da limpeza. Serviços que envolvam a troca de fluidos não devem ser misturados com espaços de pinturas ou de atividades que levantem muita poeira, por exemplo.

Depois de definir exatamente onde cada coisa deve ser feita, sinalize a área mostrando claramente o tipo de atividade destinada a cada espaço e os seus limites. Faixas e pinturas no chão podem ser utilizadas, assim como placas, adesivos e cores em paredes prévia e estrategicamente escolhidas.

2. Fazer os descartes de forma adequada

Montanhas de peças usadas, caixas vazias, lacres e outros itens utilizados no dia a dia da oficina devem ter um direcionamento adequado. Dependendo do serviço que está sendo feito, o lixo gerado será maior ou menor.

Para garantir uma oficina mecânica organizada e limpa, faça a separação do que deve ser descartado de acordo com a natureza do lixo. Se forem peças que podem ser reutilizadas, reserve um espaço somente para elas. No caso de itens que devem ser reciclados, evite misturar com produtos orgânicos.

Uma atenção especial deve ser dada a óleos e outros líquidos que poluam o meio ambiente. É necessário observar a forma de coleta e evitar que sejam misturados ao esgoto comum.

3. Saber escolher os produtos de limpeza

Na hora de lavar tudo, escolha produtos de limpeza apropriados para cada área e sujeira. Normalmente o ambiente onde os clientes aguardam a finalização do serviço e entrega dos veículos não precisará de produtos tão potentes como outros ambientes da oficina.

Lembre-se que na hora de comprar, nem sempre os detergentes e desinfetantes mais baratos são os mais econômicos. Não adianta muito adquirir itens de baixo custo, mas que precisam ser utilizados em grandes quantidades.

Cada tipo de sujeira exige uma forma de cuidado diferente e o melhor para a sua oficina é atentar para isso.

Outro ponto que merece atenção quando o assunto é manter tudo limpo é: a utilização de roupas adequadas e até mesmo de EPI. Além de o ambiente ficar mais agradável, você garante a segurança dos seus funcionários.

4. Usar etiquetas, cores e outras marcações visuais para manter bancadas arrumadas

Uma das queixas mais comuns de todo gestor de oficina é a falta de ordem das ferramentas e bancadas de trabalho.

Peças que desaparecem, utensílios que mudam de lugar constantemente e o sumiço de pequenos itens, são o reflexo da falta de organização dos funcionários. Esse cenário não vai mudar sozinho e, é por isso que o dono da empresa deve investir algum tempo em encontrar formas práticas de manter tudo no lugar.

A primeira coisa a fazer é um levantamento das ferramentas, máquinas e peças disponíveis. Depois disso, cada uma delas deve ter um local determinado de forma que seja fácil identificar o lugar certo de tudo.

Marcas visuais como etiquetas com cores, identificação de áreas e/ou bancadas às quais pertencem cada item ajudam a fazer uma melhor organização. O importante é que se consiga facilmente identificar a qual setor pertence o material e, evitar que ele se misture onde não deve.

5. Instruir e monitorar sua equipe de trabalho

Embora os esforços para se manter a oficina organizada e limpa sejam de grande importância, é preciso que todos os envolvidos entendam que o lugar mais limpo é aquele onde menos se faz sujeira. Isso significa: a melhor política de todas é evitar a sujeira ou, pelo menos, que ela se acumule.

É natural que alguns funcionários sejam mais despreocupados do que outros. Mesmo assim é necessário que todos sejam constantemente instruídos a manter uma ótima organização do local de trabalho. É importante que entendam que um ambiente mais limpo torna o dia mais produtivo e a jornada diária mais agradável, além de ser também mais seguro e ajudar a fidelizar os clientes.

Para facilitar a cobrança, elabore um check–list com itens básicos a serem conferidos periodicamente. Assim, ninguém esquece o que deve ser feito e, com o tempo cria-se um hábito saudável na oficina.

Determine uma agenda com datas fixas para a limpeza de áreas mais difíceis e tente não deixar que estes prazos sejam perdidos. Do contrário a tendência é voltar tudo como era antes.

Mais um último detalhe que faz toda a diferença: gerentes, supervisores, administradores e donos devem sempre dar o exemplo. Mantenha e cobre de colaboradores de uma hierarquia mais alta um bom comportamento quanto à organização e limpeza.

A melhor política de cobrança vem sempre acompanhada de um bom exemplo. Do contrário, os funcionários não se sentirão tão envolvidos.

Seguindo estas orientações básicas para garantir uma oficina mecânica organizada e limpa, vai ficar bem mais fácil manter um ambiente confortável e profissional na sua empresa.

Se você adota ou conhece mais alguma boa prática que ajude a manter tudo em ordem, tem dúvidas sobre o assunto ou quer dividir uma experiência sobre o tema, deixe seu comentário. Queremos saber como anda a sua oficina.