Para garantir que a oficina tenha resultados de verdade, não adianta ter o pátio cheio de carros e vários clientes entrando e saindo o tempo todo. O importante mesmo no final do mês são os números apurados. Afinal, ter uma grande quantidade de serviços não vale de nada se não houver lucro de verdade.

Para conseguir organizar todo dinheiro que entre e sai, assim como peças e atendimentos, é necessário ter uma forma de administrar corretamente a empresa e, nessa hora, uma planilha de controle para oficinas é fundamental. Tentando facilitar um pouco o processo, listamos algumas dicas para que você consiga fazer essa gestão de uma maneira prática e objetiva.

1. Adote uma planilha que você vai realmente usar

Existem centenas de tipos de planilhas de controle para todo o tipo de negócio. Das mais complexas e cheias de funções até as mais simples e limitadas. A melhor forma de você escolher uma planilha de gestão é pensar no que se precisa realmente gerenciar, quem fará isso e qual o nível de intimidade com a ferramenta.

Por isso, procure adotar um modelo que seja fácil de ser trabalhado e bem objetivo. Se tiver que ficar fazendo muitas operações e perder tempo na hora dos lançamentos, a chance de você ou quem quer que vá cuidar da ferramenta deixar tudo ficar desatualizado é bem grande.

Escolha ou crie um modelo e veja se ele se aplica às suas necessidades. Faça alguns testes e confira se os números de relatórios fazem sentido e são úteis para a sua gestão.

2. Registre todos os produtos e serviços da forma correta

No dia a dia da oficina, alguns aspectos são bem importantes e devem ser controlados. Dentre eles, os produtos disponíveis no estoque e os serviços feitos. Por isso, você tem que cuidar para que esses registros estejam bem feitos na sua planilha.

Crie um espaço para anotar todos os tipos de produtos que você tem disponíveis, Coloque pelo menos o nome correto e completo do item, a quantidade disponível, os valores de compra e de venda. Com essas informações, vai ficar mais fácil definir a demanda das futuras compras que serão necessárias junto ao fornecedor.

Quanto aos serviços, anote todos que você oferece e contabilize todos os dias conforme forem prestados. No final do mês, vai ficar bem rápido saber totalizar o que foi feito e quanto. Assim, você consegue ver melhor o que anda saindo mais e ter melhor conhecimento do próprio negócio.

3. Registre todas as entradas e saídas na hora em que acontecem

Um grande erro que muita gente comete é não anotar o que está acontecendo na hora. Isso faz com que os registros fiquem desatualizados e, em questão de minutos, ninguém lembra dos detalhes e a gestão do negócio fica prejudicada.

É para evitar esse tipo de situação que destacamos anteriormente que a planilha tem que ser fácil de ser utilizada. Um controle de informações que não esteja atualizado pode prejudicar a tomada de decisões estratégicas, além de se gastar mais tempo para ser conferido e corrigido.

Imaginemos por exemplo que em um dia foram feitos alguns serviços e que algumas peças tenham sido retiradas do estoque para finalizar o trabalho. Se ninguém tiver anotado essa movimentação de peças, o controle de estoque vai ficar defasado. Por conta disso, pode ser que algum serviço no futuro fique parado já que vai ser preciso fazer alguma compra de última hora porque o estoque tem menos peças do que estão contabilizadas na planilha.

4. Mantenha o cadastro de fornecedores e clientes atualizado

Além de serviços e peças, seus controles precisam ter informações de clientes e também fornecedores. Naturalmente, alguns telefones e nomes podem estar anotados no seu celular, mas se você não estiver na hora que alguém precisar fazer um contato para cotar uma peça, talvez um funcionário tenha que te ligar para pegar o número, entrar na internet para achar o contato da loja ou ainda ficar vasculhando em meio a uma pilha de cartões.

Quanto aos clientes, o mesmo é válido: é preciso ter anotados pelo menos nomes, telefones e qual o carro em que se está trabalhando. Se tiver como anotar o serviço feito e a quilometragem, é uma ótima ideia também. Assim, você tem como fazer um monitoramento e oferecer serviços de tempos em tempos como, por exemplo, uma troca de óleo.

Lembre-se ainda de que somente anotar uma vez não é o suficiente. Caso o cliente ou o fornecedor troque de número, é importante voltar ao cadastro e fazer a correção. Informação desatualizada não vale nada.

5. Não descuide do seu financeiro

Outro ponto de grande importância nos seus controles é a sua gestão financeira. Os números da oficina precisam estar bem administrados para que você saiba exatamente o que anda acontecendo. Registre seus gastos: todos eles. O mesmo vale para os recebimentos.

Uma sugestão que você deve considerar adotar é sempre anotar tudo no seu fluxo de caixa e guardar os comprovantes para fazer uma conferência depois. Pode parecer burocracia demais, mas se você não fizer esse acompanhamento de perto, pode estar perdendo dinheiro e nem saber para onde ele foi.

Periodicamente, faça uma conciliação para ter certeza de que tudo está em ordem e que os números estão certos. Veja os saldos bancários e os valores em dinheiro que estão no caixa. Confira se o total de serviços prestados, peças vendidas e despesas pagas está de acordo com a sua planilha.

Uma oficina é uma empresa e, como qualquer outra, precisa ser gerenciada como tal. Organização e atenção na hora de controlar todos os números podem tomar um pouco do tempo, mas, com certeza, vai te ajudar a ter um controle muito maior do seu negócio.

Por isso, avalie como ele anda e confira se seus controles estão refletindo o que anda acontecendo na prática. Corrija o que precisar e depois tire um tempo para interpretar os números e avaliar o que eles andam dizendo. Seguindo essas boas práticas de administração, você terá ótimas condições de manter um estabelecimento no caminho dos melhores resultados.

Agora que você já sabe melhor como fazer uma planilha de controle para oficinas, aproveite para assinar a nossa newsletter. Sempre temos dicas e sugestões para te ajudar a tocar melhor o seu negócio.