7 dicas de contabilidade para aplicar na sua oficina

Na mesma proporção que aumenta a frota de veículos em nosso país, surge a necessidade de uma quantidade maior de oficinas mecânicas que prestam serviços de qualidade e, principalmente, que tenham a confiança dos seus clientes. Junto a isso, é essencial uma eficiente contabilidade para oficina, para o perfeito funcionamento do seu empreendimento.

Diante da demanda crescente e da considerável mudança na mecânica dos veículos mais novos, surgem dois grandes desafios para o proprietário de oficina mecânica:

  • manter-se atualizado às mudanças na parte operacional da atividade que exerce;

  • conciliar a perfeita execução dos serviços com a administração da empresa.

Foi pensando nisso que resolvemos escrever este artigo, no qual apresentamos 7 dicas simples de contabilidade para oficina.

1. Não misture finanças pessoais com as da empresa

Essa primeira dica é muito valiosa, porém pouco utilizada por empresários do ramo de oficina mecânica, apesar de ser muito simples de seguir, podendo ser aplicada imediatamente.

Ao separar as finanças pessoais da empresa, você conseguirá alcançar um nível de análise gerencial muito maior. Vamos exemplificar, para ficar mais claro:

Suponhamos que você deseja saber o valor das despesas fixas da oficina, em um determinado período. Porém, quando você verifica o relatório, seja ele emitido pelo sistema ou por um simples extrato bancário, nota que foram pagas despesas pessoais como: energia elétrica residencial, conta de água, escola dos filhos etc. Em casos assim, fica praticamente impossível saber quais foram as despesas que realmente foram gastas na atividade da oficina.

2. Fique atento à movimentação financeira da empresa

Estar presente na administração financeira de uma oficina mecânica é realmente algo desafiador.

O proprietário precisa, além de prestar o serviço, cuidar da qualidade, gerenciar o pessoal, delegar funções, atender os clientes, buscar novos clientes e informações para atualizações da parte mecânica dos veículos. Enfim, são inúmeras as atividades do seu dia a dia. Entretanto, parte do seu tempo deve ser dedicado à administração financeira de sua empresa.

Lembre-se sempre: sua oficina é um negócio e, como tal, deve ser cuidada com muito zelo e atenção. Levante dados importantes como despesas fixas e variáveis, custos de execução de cada serviço, despesas com o pessoal etc.

É imprescindível que você acompanhe as finanças do seu negócio ou, caso não seja possível, terceirize esse trabalho, colocando alguém de sua confiança para cuidar dos detalhes e lhe passar as informações por meio de relatórios.

3. Invista em um software de gestão

Quando se fala em investimento, uma luz de alerta é ligada na cabeça de todo empresário. Algumas aplicações são, definitivamente, essenciais para o perfeito funcionamento de um negócio.

Uma vez que você dedica grande parte do seu tempo na prestação do serviço, no atendimento ao cliente e no monitoramento da qualidade dos serviços, alguns processos devem serem automatizados. Citamos alguns: emissão de notas fiscais e faturas, ordens de serviços, orçamentos e controle e gestão de estoque.

Por mais que sua empresa tenha uma grande equipe de administração, o que não é muito comum, é imprescindível que você tenha a opção de obter informações rápidas, corretas e precisas sobre determinada questão.

Presumimos que você precise de informações sobre a quantidade de uma determinada peça, necessária para o reparo de uma frota de veículos. Com um sistema de gestão para oficinas, você poderá ter essa informação com apenas alguns cliques, podendo dedicar mais tempo ao serviço que está sendo executado.

4. Automatize os processos de pagamento de funcionários

Além da emissão automatizada de faturas, ordens de serviços, controle de estoque etc. Um outro setor da empresa pode ser automatizado.

Dependendo da quantidade de funcionários, torna-se essencial que o gestor de oficina mecânica passe a automatizar o processo de folha de pagamento.

Isso acarretará em dois benefícios simples para o negócio:

  • Segurança aos funcionários: que poderão sacar seu salário em agências bancárias através de cartão.

  • Facilidades para o gestor: com um sistema de gestão de funcionários automatizado, o gestor tem em mãos informações importantes sobre sua equipe, de forma imediata, tais como: controle de presença, horários de chegada e saída, controle de horas extras, dentre outras.

Além disso, a gestão eletrônica de funcionários agiliza o trabalho da Contabilidade ao gerar as folhas de pagamentos, férias e rescisões de funcionários.

5. Utilize os relatórios contábeis para tomar decisões importantes

Balanço Patrimonial, Demonstração de Resultado, Balancetes, Demonstração de Fluxo de Caixa etc. não são meros documentos exigidos pela fiscalização. Eles são fontes de informações valiosíssimas.

Um bom gestor deve analisar com cautela esses documentos, e com o auxílio do seu contador tomar as decisões que julgar necessárias. Muitas informações importantes sobre a saúde financeira do seu empreendimento estão nesses relatório contábeis.

6. Contrate um profissional especializado em contabilidade

Uma empresa que explore a atividade de oficina mecânica tem uma série de obrigações fiscais e trabalhistas, que somente um bom profissional de contabilidade poderá atender. É importante que a empresa esteja em dia com todas essas obrigações, para que o gestor possa exercer a atividade principal, com a tranquilidade de estar cumprindo com as devidas obrigações perante o Fisco e demais órgãos.

7. Mantenha um estreito relacionamento com o Contador

Além de cuidar da contratação de um bom profissional de contabilidade, é essencial que o gestor de uma oficina mecânica mantenha uma estreita relação com o seu contador. Quanto mais próximo esse profissional estiver, mais rápida e eficaz será a informação prestada por ele.

Comumente vemos empreendedores que não conseguem enxergar o tamanho do benefício que um escritório contábil pode trazer a seu negócio e acabam se distanciando desse profissional, enxergando-o apenas como uma despesas necessária.

Ao estar próximo do seu contador, o gestor de uma oficina mecânica terá acesso à todos os relatórios contábeis e gerenciais de forma rápida e personalizada.

Essas foram nossas 7 dicas que consideramos essenciais para a contabilidade de oficina mecânica. Cada uma tem uma importância para um determinado ponto do negócio. Entretanto, para conquistar efetivamente o controle gerencial e financeiro da empresa, todas elas devem ser observadas.

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