8 dicas para manter a oficina mecânica organizada e limpa

Manter a oficina mecânica organizada é uma tarefa difícil. Quando se tem preocupações como o atendimento aos clientes, gestão da equipe, controle de ordens de serviço, contas para pagar e administração de fornecedores e estoque, a limpeza e a organização acabam perdendo prioridade.

Infelizmente, algumas oficinas nem se dão ao trabalho de manter um mínimo de apresentação. Por julgar que esse tipo de atividade é aquela que só se faz se sobrar tempo — e tempo é uma coisa que nunca sobra — muitos donos de negócio acabam relaxando a cobrança e fazendo vista grossa.

Descuidos com limpeza e organização, além de não agradarem aos clientes, podem causar prejuízos ao empreendimento. Foi pensando em como ajudar a manter tudo em ordem que separamos os principais fundamentos que vão ajudar na prática a sua oficina mecânica ficar organizada.

Entenda a importância da organização

Uma oficina organizada se torna um ambiente de trabalho produtivo. Muitas pessoas acreditam que os cuidados com a preservação do ambiente se trata de uma espécie de frivolidade, mas, na realidade, essas medidas são uma maneira de otimizar o tempo dos colaboradores e o prazo de entrega dos veículos.

Além disso, um estabelecimento bem-organizado garante uma boa impressão ao cliente que não conhece seus serviços. Isso passa credibilidade e garante uma maior abertura para um atendimento com mais profundidade e livre de julgamentos iniciais.

Por incrível que pareça, a maior parte das oficinas ainda não se preocupa com o ambiente de trabalho. Óleo jogado no chão, ferramentas perdidas e espalhadas, e outras atitudes parecidas ainda são a norma no mundo automotivo.

Portanto, manter-se devidamente organizado e com um padrão de trabalho acima do que é comumente oferecido nas mais variadas regiões do país é importante para se destacar, gerar autoridade e finalmente conseguir transmitir e entregar todo um serviço de qualidade ímpar e que naturalmente faz o cliente voltar.

Alguns erros que devem ser evitados a todo custo

Antes de continuarmos com as dicas, é importante entender que todas essas medidas abaixo são de fácil implementação. Porém, apesar disso, elas precisam ser mantidas diariamente. A ideia é transformar essa organização no modo de trabalho habitual da companhia.

No mundo dos negócios, isso é o que se conhece como cultura empresarial. Todos os colaboradores devem ser instruídos, desde o primeiro momento, a manter essas regras de limpeza e de segurança.

Àqueles que acreditam que esse trabalho “extra” é desnecessário, fica o convite para a observação de qualquer oficina autorizada por uma montadora. Todas elas usam esse rigoroso padrão de organização para evitar problemas e conseguir entregar os veículos no menor curto espaço de tempo possível.

Inclusive, esse padrão foi herdado, em parte, pelas oficinas no exterior, que prezam por todas essas particularidades que, lá fora, são consideradas o mínimo para um atendimento de boa qualidade. Portanto, fica aqui nossa ênfase aos cuidados de limpeza, segurança e organização.

1. Determinar áreas específicas para cada serviço

Tão conhecida quanto básica, essa é uma regra que nunca pode ser deixada de lado. Tendo serviços diferentes sendo prestados dentro da oficina, é natural que alguns façam mais sujeira do que outros. Separando áreas para cada tipo de atividade, garante-se que equipamentos, piso, paredes e até os automóveis dos clientes não acabem sendo prejudicados com sujeira além do necessário.

Considere qual a melhor maneira de dividir o espaço da oficina, de forma a garantir uma boa circulação de veículos e de pessoas, mantendo uma separação que ajude na manutenção da ordem e da limpeza. Serviços que envolvam a troca de fluidos não devem ser misturados com espaços de pinturas ou de atividades que levantem muita poeira, por exemplo.

Depois de definir exatamente onde cada coisa deve ser feita, sinalize a área mostrando claramente o tipo de atividade destinada a cada espaço e os seus limites. Faixas e pinturas no chão podem ser utilizadas, assim como placas, adesivos e cores em paredes escolhidas de maneira prévia e estratégicas.

2. Fazer os descartes de forma adequada

Montanhas de peças usadas, caixas vazias, lacres e outros itens utilizados no dia a dia da oficina devem ter um direcionamento adequado. Dependendo do serviço que está sendo feito, o lixo gerado será maior ou menor.

Para garantir uma oficina mecânica organizada e limpa, faça a separação do que deve ser descartado de acordo com a natureza do lixo. Se forem peças que podem ser reutilizadas, reserve um espaço somente para elas.

No caso de itens que devem ser reciclados, evite misturar com produtos orgânicos. Uma atenção especial deve ser dada a óleos e outros líquidos que poluam o meio ambiente. É necessário observar a forma de coleta e evitar que sejam misturados ao esgoto comum.

3. Saber escolher os produtos de limpeza

Na hora de lavar tudo, escolha produtos de limpeza apropriados para cada área e sujeira. Normalmente, o ambiente em que os clientes aguardam a finalização do serviço e a entrega dos veículos não precisará de produtos tão potentes como os outros ambientes da oficina.

Lembre-se que na hora de comprar, nem sempre os detergentes e desinfetantes mais baratos são os mais econômicos. Não adianta muito adquirir itens de baixo custo, mas que precisam ser utilizados em grandes quantidades. Cada tipo de sujeira exige uma forma de cuidado diferente, e o melhor para a sua oficina é atentar para isso.

Considerando que normalmente uma oficina mecânica trabalha com diferentes tipos de óleos automotivos e que, a depender da viscosidade de cada um, pode ser necessário ter produtos mais específicos e mais fortes do que o normal.

Como dica extra, entenda que forrar o chão com tapetes e tomar vários cuidados na troca do óleo, por exemplo, podem reduzir a sujeira e auxiliar ainda mais na organização, portanto, tenha atenção nessa área.

Outro ponto que merece atenção quando o assunto é manter tudo limpo é a utilização de roupas adequadas — até mesmo de EPI. Além de o ambiente ficar mais agradável, você garante a segurança dos seus funcionários.

4. Usar etiquetas, cores e outras marcações visuais para manter bancadas arrumadas

Uma das queixas mais comuns de todo gestor de oficina é a falta de ordem das ferramentas e bancadas de trabalho. Peças que desaparecem, utensílios que mudam de lugar constantemente e o sumiço de pequenos itens são o reflexo da falta de organização dos funcionários. Esse cenário não vai mudar sozinho, e é por isso que o dono da empresa deve investir algum tempo em encontrar formas práticas de manter tudo no lugar.

A primeira coisa a fazer é um levantamento das ferramentas, máquinas e peças disponíveis. Depois disso, cada uma delas deve ter um local determinado de forma que seja fácil identificar o lugar certo de tudo.

Marcas visuais como etiquetas com cores, identificação de áreas ou bancadas às quais pertencem cada item ajudam a fazer uma melhor organização. O importante é que se consiga facilmente identificar a qual setor pertence o material e evitar que ele se misture como o que não deve.

5. Instruir e monitorar sua equipe de trabalho

Embora os esforços para manter a oficina organizada e limpa sejam de grande importância, é preciso que todos os envolvidos entendam que o lugar mais limpo é aquele onde menos se faz sujeira. Isso significa: a melhor política de todas é evitar a sujeira ou, pelo menos, que ela se acumule.

É natural que alguns funcionários sejam mais despreocupados que outros. Mesmo assim, é necessário que todos sejam constantemente instruídos a manter uma ótima organização do local de trabalho. É importante que entendam que um ambiente mais limpo deixa o dia mais produtivo e a jornada diária mais agradável, além de ser também mais seguro e ajudar a fidelizar os clientes.

Para facilitar a cobrança, elabore um checklist com itens básicos a serem conferidos periodicamente. Assim, ninguém esquece o que deve ser feito e, com o tempo, cria-se um hábito saudável na oficina. Determine uma agenda com datas fixas para a limpeza de áreas mais difíceis e tente não deixar que esses prazos sejam perdidos. Do contrário, a tendência é voltar tudo como era antes.

Mais um último detalhe que faz toda a diferença: gerentes, supervisores, administradores e donos devem sempre dar o exemplo. Mantenha e cobre de colaboradores de uma hierarquia mais alta um bom comportamento quanto à organização e limpeza.

6. Reforçar a importância dos protocolos e equipamentos de segurança

A organização da sua oficina também deve estar presente nos protocolos de atuação, que por sua vez devem respeitar todas as normas de segurança. Nós temos uma legislação do trabalho com certo grau de rigidez e, por isso, é extremamente importante seguir e adotar todas essas regras, que além de proteger o funcionário, também demonstra profissionalismo.

Parte dessas normas incluem o uso de luvas, botas com biqueira de ferro, óculos de proteção e demais itens a depender da função que está sendo exercitada. No caso de soldas, por exemplo, o uso de máscara apropriada é essencial. Preferivelmente esses itens devem ser individuais e intransferíveis.

Inclusive, fica aqui um adendo para o uso de uniforme, que, além do aspecto estético e profissional, também garante proteção, sendo mais justo e mais resistente contra rasgos ou acidentes típicos de locais em que se trabalham com ferramentas pesadas.

Falando em ferramentas, é importante mantê-las organizadas, com espaço devidamente livre e planejado. Além disso, os profissionais devem ser amplamente treinados e capacitados para lidar com cada um desses itens.

Até mesmo os elevadores automotivos podem provocar graves danos e riscos aos que estão no local, portanto, leve todos esses cuidados a sério.

7. Expandir a organização para outras áreas da oficina

Engana-se quem pensa que os cuidados devem permanecer somente na área de trabalho. O ideal é que ela se expanda para todas as partes da sua oficina, especialmente na sala de espera, onde o cliente pode permanecer por algumas horas até ter seu veículo pronto.

Obviamente, tudo depende da sua oficina, seu modo de trabalho, espaço disponível e uma série de outras particularidades do seu negócio. Porém, é interessante imaginar e planejar uma sala de espera para aqueles que precisam de maior urgência ou que farão serviços mais simples.

Ter o local limpo, devidamente decorado e com alguns “mimos” básicos para clientela (como televisão, café e água, por exemplo) garante a satisfação e a fidelização daqueles que buscam um local único para cuidar do seu veículo.

Além disso, essa pode ser a oportunidade de apresentar serviços estéticos ou novidades do mundo automotivo. Ofertar alguns produtos e até mesmo autopeças pode ajudar a aumentar os lucros e a fomentar a demanda por esses itens na sua região.

8. Definir alguém para liderar e controlar a organização 

A melhor política de cobrança vem sempre acompanhada de um bom exemplo. Do contrário, os funcionários não se sentirão tão envolvidos. Seguindo essas orientações básicas para garantir uma oficina mecânica organizada e limpa, será bem mais fácil manter um ambiente confortável e profissional na sua empresa.

No entanto, além do gestor e dono da companhia, é importante ter um ou mais colaboradores dedicados à vistoria e supervisão dessas práticas. Todos devem fazer sua parte e se adequar ao método de trabalho, mas manter alguns líderes é fundamental para deixar as coisas correndo do jeito que deveriam.

É impossível estar em todos os lugares ao mesmo tempo e, além disso, é sempre importante manter uma cadeia hierárquica para conseguir organizar a entrada e saída de veículos, além de outras particularidades com relação aos prazos ou imprevistos em alguns consertos.

Por essa razão, não deixe de definir seus líderes. Lembrando que eles devem auxiliar o trabalho e não servir como autoritários que somente cobram e não ajudam a exercer o bom ambiente dentro do seu negócio.

Construindo um novo padrão de atendimento

Seguindo todas essas dicas, temos certeza que você manterá sua oficina organizada e será um modelo e uma preferência pelas pessoas da sua região. Inclusive, quem sabe, servindo como um padrão a ser seguido por outras marcas que terão que se adaptar para conseguir acompanhar e sobreviver com a qualidade dos seus serviços e atendimento.

Fazendo sua parte, você faz com que o mercado brasileiro cresça e se torne mais competitivo para, quem sabe, no futuro, ele se assemelhe aos padrões internacionais que são tão desejados por muitos de nós, amantes do automobilismo e da mecânica, de forma geral.

Se você adota ou conhece mais alguma boa prática que ajude a manter tudo em ordem, tem dúvidas sobre o assunto ou quer dividir uma experiência sobre o tema, deixe seu comentário. Queremos saber como anda a sua oficina.

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