A gestão de projetos é uma atividade que visa sanar um problema, melhorar ou implantar um processo, visando o aumento da lucratividade de um negócio.

A diferença de um projeto para um serviço está relacionada exclusivamente ao objetivo de ambos. O serviço visa realizar uma tarefa tabelada, uma rotina essencial que deve ser realizada diariamente.

Os projetos são pensados em situações específicas. É a realização de várias ações organizadas com o objetivo de alcançar um resultado previamente estabelecido.

Em oficinas mecânicas, esse processo não poderia ser diferente. Assim como toda empresa, ela também necessita de uma boa gestão de projetos e algumas práticas devem ser implantadas para que seja feita de forma correta.

Nosso objetivo com este artigo é mostrar 8 dicas uteis que servirão à gestão de projetos da sua oficina. Confira!

1. Defina uma metodologia para execução do projeto

A metodologia para execução do projeto trata-se de um conjunto de procedimentos que têm o objetivo de criar parâmetros para o gerenciamento dos projetos da oficina, tendo como base as ferramentas e modelos existentes.

É importante evitar a cópia de métodos que admira ou que foram aplicados em outras empresas, pois elas têm uma realidade diferente da sua. Em outras palavras, o gestor ou proprietário da oficina deve moldar um conjunto de práticas condizentes com a realidade de sua própria organização.

Definir uma metodologia é crucial, pois ela equivale aos primeiros passos que a sua oficina dará em direção à conquista da maturidade e principalmente à eficiência na gestão de projetos.

2. Cuide da gestão de pessoas

Também é responsabilidade do gestor determinar quais são os profissionais necessários para a realização do projeto, bem como suas competências essenciais e, sempre que possível, organizar suas equipes por afinidades e por capacidade para trabalhar de forma integrada, sempre com a autonomia necessária.

Ter uma boa equipe não é um ato de sorte ou mero acaso. É necessário cuidado extremo no momento de selecionar os profissionais.

O gestor, a todo momento, lidará com diferentes visões, opiniões e impressões, portanto, deve ter a tranquilidade adequada para enxergar o que deve ou não ser feito, sem se permitir influenciar por terceiros.

3. Utilize a tecnologia

A utilização da tecnologia é outro fator que impacta positivamente na gestão de projetos da sua oficina mecânica. As soluções tecnológicas contribuem muito para os seus resultados, independentemente do departamento ou área de atuação da empresa.

A tecnologia auxilia as equipes em relação à troca de informações de forma mais efetiva, além de auxiliar o gerenciamento e compartilhamento de documentos ao evitar o uso de papéis, aumentando a organização e coordenando as tarefas de modo a alcançar os objetivos estabelecidos, o que diminui os desperdícios de tempo e dinheiro.

4. Elabore escopos e cronogramas

Um escopo de projeto é uma estrutura do que costumamos chamar de “entregáveis” dos projetos, como planilhas, relatórios etc.

Para elaborar um escopo de um projeto para sua oficina, é preciso responder à seguinte pergunta: quais são os produtos, documentos e relatórios que eu quero que minha equipe me forneça ao longo do projeto?

Os escopos (ou entregáveis) podem ser documentos digitais armazenados “na nuvem”, como o Dropbox, para que todos os colaboradores e gestores envolvidos no projeto tenham acesso.

O cronograma é outra etapa fundamental na gestão de projetos de uma oficina, pois é o desmembramento do escopo nos pacotes de trabalho.

Nessa etapa você dividirá o escopo em pequenas ou médias partes. Feito isso, definirá a duração de cada uma e a quantidade de horas estimadas para a realização das atividades.

A ferramenta mais utilizada no Brasil para elaboração de cronogramas é o Office Excel, mas você pode utilizar outros softwares pagos que realizam esse tipo de tarefa.

5. Defina um gerente ou responsável na gestão de projetos

Também é importante que seja designada uma pessoa para ser o responsável ou o gerente dos projetos. Para tanto, é preciso conhecer as ações que podem ser atribuídas a este profissional, como:

  • montar o escopo e o cronograma (caso você não tenha feito);
  • alocar os funcionários em cada área ou setor;
  • planejar e monitorar os custos;
  • iniciar as tarefas;
  • monitorar os prazos e encerrar tarefas;
  • revisar os entregáveis definidos no escopo;
  • fornecer informações sobre o andamento do projeto;
  • responder pelo projeto e fazer mudanças, caso seja necessário.

Nas pequenas oficinas o gestor acaba assumindo esta função, no entanto, para aumentar o profissionalismo e efetividade da gestão de projetos, é essencial que seja contratado um profissional que tenha um maior domínio desta atividade.

6. Delegue as competências da gestão de projetos

Um dos grandes erros na gestão de projetos é não delegar as competências e atividades aos funcionários envolvidos.

É muito comum que o gestor ou gerente acumule muitas atividades, o que pode comprometer severamente o andamento do projeto, impactando de forma negativa no andamento de suas metas e objetivos de médio e longo prazo.

Assim, você pode delegar alguns funcionários de cada área para serem os responsáveis pelo seu setor durante a realização do projeto.

Por exemplo, aquele colaborador que mais se destaca na área administrativa pode comandar esse departamento, assim como o mecânico mais habilidoso e que domina melhor a tecnologia pode ser o responsável por algum setor dentro da empresa.

Sempre existem funcionários que podem assumir posições mais importantes dentro de um negócio durante a gestão de projetos, basta que sejam identificados.

7. Monitore os custos

Tenha em mente a certeza de que todo projeto gera custos financeiros, como viagens, equipamentos, materiais, sistemas informatizados, reuniões, trabalhos terceirizados e, principalmente, funcionários.

Todos esses custos precisam ser calculados no início do projeto, mesmo que de forma estimativa, e, à medida que o projeto for executado, eles devem ser monitorados.

Ao final, a empresa poderá fazer um levantamento para avaliar se os benefícios do projeto realizado compensaram os custos que ocorreram, prevenindo erros de cálculo de orçamento em projetos futuros.

Existem várias formas de realizar o monitoramento de custos. Você pode utilizar o seu sistema de gestão financeira ou simplesmente realizar o controle através de planilhas eletrônicas ou fichas descriminando os gastos ocorridos em determinado período.

8. Estabeleças metas e objetivos em sua gestão de projetos

Para finalizar este artigo, saiba que nenhuma gestão de projetos será efetiva se você não possuir metas e objetivos previamente definidos.

Objetivos são realizações maiores, que poderão ser alcançadas ao final de um projeto. As metas são pequenos passos que deverão ser dados para que o objetivo seja alcançado.

Portanto, antes de começar qualquer projeto, defina claramente quais são os objetivos que pretende alcançar com ele, bem como as metas que deverão ser batidas. Na prática, as metas e objetivos devem ser claras, específicas, possíveis e com prazo determinado.

Isso significa que você não pode estabelecer um objetivo de “aumentar as vendas”, o termo é muito vago e não tem um prazo estabelecido para ser realizado.

Eis um exemplo de um objetivo claro: aumentar as vendas em 10% até o dia 31/12/2018. Nesse caso, há a especificação do que deve ser feito e de qual é o prazo para a realização.

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