A gestão de estoque é uma tarefa essencial para uma oficina mecânica. No entanto, é muito comum encontrarmos empresas que não dão a devida importância para esse detalhe dentro de um negócio.

Um estoque desorganizado, além de causar prejuízos para a oficina — uma vez que podem existir produtos que vencem ou se deterioram com o tempo —, gera sérios problemas operacionais, como a demora para encontrar materiais para executar algum serviço.

Sendo assim, gerenciar o estoque da sua oficina ultrapassa até mesmo os limites da gestão efetiva de um negócio, mas também impactará positivamente na prestação de serviços realizados pela empresa.

O nosso objetivo com este artigo é apresentar 8 erros que são frequentemente cometidos por donos e gestores de oficinas mecânicas quando o assunto é gestão de estoque. Confira!

1. Não controlar o fluxo de entradas e saídas

A primeira falha dos gestores de oficinas com relação ao seu estoque está relacionada à falta de controle sobre o que entra e sai deste departamento.

É impossível realizar uma gestão de estoque eficiente sem controlar as movimentações ocorridas nele. Toda entrada de produtos ou peças deve ser registrada, independentemente do tempo que elas ficarão armazenadas. Porém, comumente, os itens adquiridos para um serviço extra não são lançados no estoque.

Quando você adquire esses materiais, outros setores, como o financeiro e a contabilidade, são afetados e, para eles, é necessário que o registro desses produtos seja realizado, caso contrário a gestão ficará comprometida.

Além disso, registrar as entradas e saídas de peças ou produtos proporciona ao gestor um melhor controle sobre os itens constantes no estoque, facilitando para que ele solicite uma nova aquisição quando alguns desses itens estiverem em falta.

2. Não trabalhar com um software de gestão de estoque

Outro erro gravíssimo na gestão de estoque de uma oficina mecânica é a falta de um software para fazer a organização automática dos produtos existentes.

A tecnologia é muito importante para uma oficina mecânica e um software ajudará na agilidade do processo de organização e gestão do estoque do seu negócio.

Com ele, o gestor poderá conferir as entradas e saídas, peças e produtos que estão próximos de acabar ou vencer, entre outras informações, por meio de relatórios que podem ser emitidos em segundos, bastando alguns cliques.

Além disso, o software de gestão pode trabalhar de forma integrada com o setor financeiro e fiscal no que se refere à alimentação dos dados de itens adquiridos e retirados do estoque.

3. Não tratar fornecedores como parceiros

Muitos empresários do ramo de oficina não entendem isso, mas seus fornecedores podem ser os maiores parceiros do seu negócio.

Além de fornecerem os produtos essenciais à sua prestação de serviços, eles podem oferecer créditos e condições de pagamento especiais.

Saiba negociar com seus fornecedores e tenha-os sempre próximos. Com a ajuda deles você poderá levar seu negócio a outro patamar, contribuindo para seu crescimento e lucratividade.

4. Não ter rotinas padronizadas

Crie um padrão de procedimentos para realizar no exercício das atividades relacionadas ao estoque de sua empresa.

Por exemplo, para a entrada de mercadoria você pode estabelecer o padrão de lançar a nota fiscal no software e conferir a quantidade física no estoque ou, então, todas as vezes que um produto for retirado, o responsável deve proceder a baixa dos itens no sistema.

No entanto, isso não significa que você deve trabalhar de forma engessada. Crie o padrão, mas se não funcionar, esteja aberto às mudanças.

5. Não treinar os funcionários sobre a gestão de estoque

A responsabilidade pela perfeita gestão de estoque, assim como o financeiro, contas a pagar e receber etc., é do gestor ou proprietário da oficina. No entanto, isso não significa que somente ele ficará a cargo de cuidar das informações que movimentam esses setores da empresa.

Os funcionários têm que conhecer os padrões e procedimentos que devem ser realizados ao movimentar peças e produtos do estoque.

Sendo assim, invista o tempo que for necessário para treinar e capacitar todos os colaboradores envolvidos com a prestação de serviços para trabalharem de acordo com o que foi estabelecido na padronização dos procedimentos.

6. Não cuidar da reposição de peças e produtos

Como você faz a reposição de peças e produtos em seu estoque? Espera o item acabar ou determina uma quantidade mínima para fazer uma compra?

Infelizmente, é impossível definir uma forma padronizada de realizar a reposição de itens do estoque, isso porque existem aqueles que têm uma saída consideravelmente maior que outros.

No entanto, é possível criar uma regra de quantidades mínimas no seu próprio sistema de gestão de estoque.

Ou seja: você determina a quantidade mínima que deseja ter em estoque de determinado produto e, assim que este valor for atingido, o software emite um alerta indicando que aquele produto ou peça precisa ser reposto.

7. Não fazer boas compras

A gestão de estoques reúne uma série de procedimentos administrativos, mas também está ligada à aquisição de produtos, materiais e peças. Sendo assim, tome cuidado com as compras que você realiza para manter o seu estoque.

Saiba exatamente o que comprar, sem cometer exageros nem permitir a escassez na aquisição de itens necessários.

8. Não cuidar do espaço físico de armazenamento

Você pode ter controle sobre tudo que entra e sai do estoque, um excelente software de gestão, bons funcionários e fornecedores, processos padronizados, regras de reposição etc.

No entanto, todo o seu trabalho pode ser desperdiçado se o seu espaço físico não for adequado para armazenar os produtos e peças do estoque.

Muitas pessoas, quando se fala em estoque, remetem a uma imagem de um ambiente desorganizado e sujo, algo que realmente ocorre em grande parte das empresas.

Lembre-se: o estoque é o espaço onde está armazenado o “dinheiro” de sua empresa em forma de produtos, materiais e peças e deve ser tratado com muito zelo. Invista em reformas periódicas no ambiente físico do seu estoque, troque prateleiras e armários que podem quebrar ou que não são adequados para determinados tipos de itens.

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