A gestão de documentos é uma área que costuma ser negligenciada por muitos donos de oficinas mecânicas. Alguns não conseguem enxergar isso, mas a boa administração desses elementos contribui para uma melhor organização em todo o seu negócio.

Os documentos contam a história e registram informações cruciais de uma empresa. Portanto, o mau gerenciamento desses elementos pode, inclusive, acarretar em problemas com órgãos tributantes como multas e sanções, uma vez que, alguns deles são de armazenamento obrigatório.

O nosso objetivo com este artigo é apresentar 9 dicas simples e práticas para que você possa melhorar a gestão de documentos da sua oficina mecânica. Acompanhe!

1. Separe documentos de acordo com o uso

O primeiro passo é separar os documentos de acordo com a sua frequência de uso. Por exemplo, papéis que precisam ser frequentemente consultados, como catálogos, fichas de cadastro dos seus clientes e fornecedores, devem ser armazenados em locais de fácil acesso.

Já aqueles documentos que não são consultados com muita frequência, como recibos de pagamento de salário, comprovantes, ficha de funcionários desligados, entre outros, devem ser mantidos em locais mais reservados, podendo, inclusive, estar em salas separadas do departamento administrativo.

2. Considere a temporalidade

Outro fator crucial da gestão de documentos é a temporalidade. É necessário conhecer o prazo mínimo de manutenção de determinados papéis, principalmente, aqueles que podem ser objetos de fiscalização de órgãos trabalhistas e fiscais.

Por exemplo, notas fiscais, recibos de pagamento de salários, comprovantes de pagamento de tributos e contribuições devem ser mantidos por no mínimo 5 anos. Caso a empresa passe por alguma auditoria em que sejam solicitados esses documentos e você não os apresente, graves punições podem ser aplicadas.

3. Separe os documentos por tipo e data

Outra dica importante é separar cada documento por tipo. Além de agrupar aqueles que não são utilizados com frequência e os mais solicitados, é essencial que cada papel esteja juntamente aos seus correspondentes.

Por exemplo, é necessário ter um arquivo em que conste somente recibos, outro com DANFEs de notas fiscais, fichas de registro e assim por diante. Outro fator importante é a organização por data.

Além de reunir os documentos semelhantes, é importante que eles estejam ordenados de forma decrescente, considerando o dia da sua emissão. Isso deve ser feito nos dois arquivos, o que fica fixo e o que é frequentemente consultado.

É importante essa divisão pois, documentos mais recentes, geralmente, são aqueles que mais precisam ser manuseados, e essa separação agiliza o processo de consulta e busca desses papéis.

4. Tenha um local seguro para armazenamento de arquivos físicos

Ter um local adequado para realizar a guarda dos documentos físicos também é um passo importante nesse processo, afinal, devemos sempre lembrar que alguns dos papéis gerados pela sua oficina mecânica devem ficar armazenados por certo tempo.

Também devemos considerar aqueles documentos impressos em materiais que costumam apagar com o tempo. Para resolver esse problema, é importante que você armazene esse tipo de papel em caixas bem lacradas e de preferência em uma sala onde os raios solares não entrem.

5. Invista em armazenamento e gestão de documentos digital

A tecnologia invadiu as empresas de uma forma tão avassaladora que até mesmo a gestão de documentos foi atingida. Atualmente existem muitas empresas que estão investindo em arquivos digitais e deixando de lado os velhos formatos de armazenamento físico.

Isso não significa que eles deixaram de existir, mas sim que essas ferramentas facilitaram o acesso a diversos tipos de documentos de forma instantânea, uma vez que eles encontram-se todos digitalizados.

Além disso, devemos considerar que atualmente existem documentos que só existem no meio digital, como é o caso na Nota Fiscal eletrônica (NF-e) que é representada pelo arquivo XML.

6. Crie uma rotina de digitalização

Com o surgimento das novas tecnologias de armazenamento de documentos, tornou-se necessária a criação de uma rotina de digitalização. Isso é importante para que não se acumule muitos papéis, tornando essa tarefa praticamente inviável.

Você pode, por exemplo, delegar essa função a algumas pessoas dentro da sua empresa ou destinar um departamento exclusivo para mexer com o arquivo digital e responsável pela digitalização, dependendo da quantidade de papéis gerados.

7. Faça backups periodicamente

Outro detalhe importante que afeta a gestão de documentos digitais é a manutenção de backups. Essa ação deve ser tomada com frequência e, de preferência, sempre no mesmo horário. Isso evita que os documentos sejam perdidos, bem como retrabalhos com digitalização.

8. Crie políticas e procedimentos de armazenamento de documentos

Outro ponto crucial na gestão de documentos, sejam eles físicos ou digitais, é a criação de uma política de armazenamento. Não adianta você tomar todas as ações necessárias para desenvolver essa área da empresa se os colaboradores que estão envolvidos com ela não souberem como proceder. 

Por isso, você deve estabelecer rotinas, procedimentos e políticas de armazenamento para cada tipo de papel ou arquivo digital. Por exemplo, assim que o departamento financeiro inicia o expediente, ele deve realizar o arquivamento dos pagamentos realizados no dia anterior, por meio da digitalização.

Ou ainda, no momento exato que um documento fiscal chegar ao seu estabelecimento, ele deve ser arquivado na pasta X do armário Y, ou digitalizado e juntado ao servidor de notas fiscais e assim por diante. 

Fazendo isso, os seus colaboradores não terão dúvidas sobre como proceder diante de um documento que precisa ser arquivado e, ainda, quando um novo funcionário entrar na empresa, ele poderá ter acesso a essas informações e já começar a aplicar as políticas e procedimentos de armazenamento de documentos.

9. Trabalhe a conscientização dos seus colaboradores

Por fim, você deve cultivar em seus funcionários o desejo de manter seus arquivos bem guardados e administrados, afinal, são eles as pessoas que mais utilizarão esses documentos. 

Portanto, trabalhe na conscientização dos seus colaboradores e mostre a eles como uma oficina com arquivos bem organizados pode ser melhor para trabalhar. O ideal é que eles percebam que a gestão de documentos contribui para que o dia seja mais tranquilo e produtivo.

Com todas essas dicas você poderá criar uma gestão de documentos extremamente eficiente em sua oficina mecânica. Além de contribuir para a organização do ambiente de trabalho, também aproximará os seus funcionários despertando neles o espírito de trabalho colaborativo e em equipe.

Gostou deste artigo? Que tal se aprofundar mais em um assunto importante para o crescimento da sua empresa? Leia nosso post sobre a importância de uma boa gestão fiscal e como fazer isso.