Uma das coisas mais importantes dentro das empresas são as pessoas e na oficina a situação não é diferente. Todos os integrantes da equipe, sem exceção, devem ajudar a fazer com que os clientes tenham seus problemas resolvidos e saiam satisfeitos.

O problema é que, de vez em quando, a demanda pode ficar muito grande e os serviços começam a atrasar. Por isso, é muito importante que se tenha um bom dimensionamento das rotinas de trabalho.

Em especial, vale prestar muita atenção quanto à escala de férias. Com um quadro menor de funcionários trabalhando, a situação pode ficar um pouco mais complicada. Por isso, é muito importante que se consiga fazer um bom planejamento e controle das jornadas da equipe. Vamos agora entender, um pouco melhor, sobre como fazer isso. Acompanhe!

Evite o acúmulo de períodos de férias

Assim como todas as outras atividades que devem ser feitas dentro da oficina, a definição de uma boa estratégia de escala de férias deve ser baseada em um planejamento prévio.

Como é preciso cumprir a legislação de forma a não deixar que as férias sejam acumuladas por mais de dois anos consecutivos, o ideal é ter uma programação bem estruturada para que, de uma hora para outra, a oficina não fique sem pessoal.

Uma boa forma de fazer esta preparação é tentar não deixar os prazos limite chegarem ao final. Se um funcionário já tem direito às suas férias, por ter trabalho os 12 meses necessários, considere acordar com ele as próximas férias antes que se chegue muito perto do vencimento. Assim você evita ficar sem poder negociar.

Se puder, sempre dê preferência para que aqueles que estejam mais próximos de acumular mais um período, saiam de férias antes dos demais.

Negocie com antecedência

Antigamente, o prazo mínimo em que se podia combinar as férias com os empregados era de 45 dias de antecedência. Com a nova legislação, esse tempo está caindo para 15 dias. Isso faz com que as empresas tenham um pouco mais de agilidade na hora de montar a programação de férias dos funcionários.

Mesmo assim, nenhum colaborador gosta de ter pouco tempo para se programar para o período de descanso. Principalmente, para aqueles que têm filhos e/ou que gostam de se planejar para fazer viagens ou coisas do tipo, ter um tempo hábil para conseguir se planejar e aproveitar melhor o período de férias é algo importante.

Nessas horas, é preciso lembrar que a demanda de funcionários que preferem tirar suas férias em épocas que coincidam com as férias escolares, pode ser maior.

Para garantir um bom relacionamento com a sua equipe e não deixar a oficina passar por momentos mais delicados, tenha o cuidado de sempre tentar negociar as férias do seu pessoal com alguma antecedência, afinal, é importante lembrar também que você precisa se preparar para pagar, antecipadamente, suas obrigações, como o 1/3 de férias que todo funcionário tem direito.

Não sobrecarregue a equipe que ficou

Quando um funcionário sai de férias, de alguma forma, a oficina tem que absorver e redistribuir o trabalho que aquele colaborador não fará, pelo período em que estiver em descanso.

Isso pode significar que o seu time ficará mais cansado, menos bem-humorado e também você precisará de um tempo maior para a entrega de serviços.

Para evitar situações desse tipo, ou pelo menos minimizá-las, busque definir períodos de férias dos funcionários, considerando as funções pelas quais são responsáveis e também as épocas de maior ou menor movimento na oficina.

O ideal é que sejam alternados os colaboradores que atuam fazendo trabalhos similares. Assim, se no seu time existem duas pessoas que ficam responsáveis pela parte de atendimento ao cliente e financeiro, elas nunca deverão sair de férias ao mesmo tempo.

Além disso, como o serviço pode ficar um pouco acumulado quando uma delas tira folga, o ideal é que exista um bom intervalo de tempo entre a época em que uma delas chega das férias e a outra sai.

Se for o caso de dar férias a um funcionário, que é responsável por um tipo de tarefas e não exista uma equipe que dê conta de suprir esta demanda, redistribua temporariamente as responsabilidades. Delegue para mais de uma pessoa essas atividades considerando a aptidão de cada funcionário, o nível de comprometimento e a dificuldade do serviço.

Prepare os demais funcionários

Ainda que você consiga fazer um bom escalonamento das férias dos seus funcionários, é preciso prestar atenção aos que ficarão com as responsabilidades, principalmente, se eles terão que fazer algumas tarefas que não estão acostumados.

Para evitar que o serviço fique meio embolado, o melhor a fazer é buscar treiná-los com antecedência e fazer alguns testes.

Até pouco tempo atrás, a legislação permitia que as férias fossem divididas em 2 períodos, mas, hoje a nova regra diz que esse tempo de descanso pode ser separado em até 3 partes. Ainda que sejam por somente 10 dias, imagine a complicação que não pode acontecer se os seus orçamentos forem feitos de forma equivocada. Pode-se perder clientes ou então trabalhar abaixo da linha que gera lucro para a empresa.

Sendo assim, quando o responsável pelos orçamentos estiver de férias, alguém vai ter que desempenhar essa função e você não vai querer que essa pessoa cometa erros. Por isso, antes das férias do funcionário, é importante que quem vai substituí-lo consiga acompanhar a elaboração de alguns orçamentos.

Assim, ele entenderá melhor como fazer o serviço e vai ter muito mais segurança quando chegar o momento de ficar sozinho por conta da tarefa.

Como se pode ver, a definição da escala de férias na sua oficina é uma responsabilidade que precisa ser encarada com muita seriedade e planejamento. Fazendo tudo com antecedência e muita atenção, você consegue garantir que os seus funcionários não fiquem muito sobrecarregados e nem insatisfeito, e ainda garante que a sua empresa não passe por momentos muito complicados.

Agora que você já conhece essas boas dicas de como programar as férias do seu pessoal, aproveite para assinar a nossa newsletter e receba periodicamente outras boas práticas de mercado que vão lhe ajudar a administrar melhor a sua oficina.