Uma oficina que já tem algum tempo de mercado normalmente se sustenta através das indicações de clientes satisfeitos ou por ter um ponto comercial muito bom. Mesmo assim, ainda podem existir alguns momentos de baixa e também não podemos nos esquecer dos concorrentes.

Para dar mais segurança à sua oficina e maiores chances de sobrevivência do negócio, é importante se manter atualizado. Uma forma bastante prática e adotada em vários tipos de negócios é o ciclo PDCA.

Neste artigo vamos explicar como essa metodologia funciona e daremos dicas de como implementá-la em sua oficina mecânica. Confira!

O que é o ciclo PDCA

Adotado em empresas do mundo todo, o ciclo PDCA é uma forma de fazer com que um negócio continue sempre se aprimorando, diminuindo o risco de ficar improdutiva e ultrapassada.

O PDCA tem este nome por ser a abreviatura das instruções, em inglês, da sua metodologia. Pode parecer algo complicado, mas é bem simples.

É considerado um ciclo porque precisa ser aplicado de maneira contínua. Começa-se em um ponto, depois são seguidas as instruções até chegar novamente ao ponto inicial. Nesta hora, é feita a reavaliação e depois pode-se passar por todo o processo novamente. Conforme o processo se repete, é possível aprimorá-lo e otimizá-lo.

As fases do ciclo PDCA

Agora que já foi explicado o conceito da metodologia, fica mais fácil de enxergar o PDCA em funcionamento. Veja agora em que consiste cada uma de suas etapas:

Plan (Planejar)

Nesta primeira etapa, duas coisas precisam ser feitas: a primeira delas é localizar o problema, identificar o que não está funcionando ou aquilo que poderia ser melhorado.

Em seguida é hora de fazer o plano de ação. Pensar naquilo que pode ser ajustado para que o resultado seja melhor.

Do (Fazer)

Na segunda etapa é hora de tirar do papel o que foi pensado como plano de correção do problema e colocar em prática. É muito importante seguir o planejamento para garantir que a metodologia funcione e você não fique perdido no meio do caminho.

Check (Checar)

Como você já deve imaginar, depois de planejar e testar o plano é chegada a hora de conferir se deu tudo certo.

Neste momento é bastante importante que você tenha indicadores ou alguma outra forma de medir corretamente o retorno das práticas adotadas. Se não houver um jeito confiável de fazer esta conferência, não será possível saber com precisão qual foi o resultado obtido.

Action (Agir)

Após as etapas passadas, ainda existem duas coisas que podem acontecer. A checagem mostrará se as medidas adotadas funcionaram para resolver o problema analisado na primeira etapa ou não.

Se os seus resultados foram positivos, é hora de registrar como tudo será feito doravante. Padronize as práticas utilizadas garanta que o antigo problema não voltará a ocorrer.

Se você não teve um bom resultado ou acredita que ainda é preciso aprimorá-lo, recomenda-se que volte ao primeiro passo (Planejar) e recomece o ciclo outra vez.

Colocando o ciclo PDCA em prática

Como você já percebeu, depois de um tempo o PDCA deixa de parecer algo tão complicado e começa a ficar mais fácil de ser aplicado na sua oficina.

Quanto mais vezes você colocar este sistema em prática, mais rapidamente começará a ter resultados.

Se, mesmo assim, você ainda não tem muita certeza de como ele pode lhe ajudar nas tarefas diárias, listamos alguns exemplos de processos que podem ser trabalhados no seu negócio diante desta ferramenta de melhoria contínua.

Treinamentos de funcionários

É necessário que toda a equipe, inclusive você, invista constantemente na capacitação profissional. Pode ser por meio de palestras, cursos presenciais, EAD (ensino a distância) ou qualquer modalidade.

Se você não está contente com os resultados e acredita que o seu pessoal não está aproveitando bem o investimento, talvez seja hora de testar algumas mudanças.

Avalie como pode fazer para que eles absorvam mais conhecimento. Uma possibilidade é fazer uma reunião com todos para que expliquem o que aprenderam e compartilhem informações. O horário pode ser mexido, assim como a ordem que as pessoas fazem os treinamentos.

Controle financeiro

Controle financeiro é algo que demanda muita atenção. Se você tem problemas com o seu, pode ser a hora de testar novas formas de fazê-lo. Caso tenha o hábito de fazer todos os lançamentos em um dia da semana, no próximo mês experimente fazer um pouco todo dia no final do expediente e avalie o resultado.

Realização de orçamentos

Se os seus orçamentos fogem ao que realmente fica acertado no fim do serviço e seus clientes estão reclamando, é um sinal de que algo precisa ser melhorado. Talvez seja o caso de substituir a pessoa que faz os orçamentos ou como o serviço é anotado para que nada fique de fora.

Veja onde pode estar o problema e teste opções diferentes até conseguir fazer orçamentos que sejam mais realistas e diminuir a insatisfação dos clientes.

Pós-venda

É muito importante que você tenha um pós-venda eficiente. Ele garante mais proximidade aos clientes e também que você consiga melhorar tanto os seus serviços quanto as vendas em si.

Contudo, se você acredita que o pós-venda não tem trazido bons resultados, é hora de buscar formas de melhorá-lo. Confira se a pessoa encarregada desta atividade utiliza os canais de contato adequados, se o tempo não está muito longo, se os cadastros estão atualizados etc.

Faça os ajustes que considerar necessário, coloque em prática a nova forma por um tempo e avalie os resultados. Se não estiver satisfeito, tente outra vez.

Fluxo de trabalho

Muita coisa acontece desde a hora que um cliente chega em sua oficina até a hora que ele sai com o carro. O ideal é que todas elas estejam em harmonia, minimizando o tempo de espera, ocupando pouco do seu espaço e não gerando desperdícios.

Esta é outra possibilidade de aplicação do PDCA. Anote o que está incomodando a clientela e veja o que pode ser feito para melhorar. Faça testes e avalie os resultados. Experimente até que tudo fique mais organizado e flua mais rápido, deixando você e seus clientes satisfeitos.

Como se pode ver, a aplicação do ciclo PDCA não tem limites e pode ajudá-lo muito na sua oficina, tanto para aumentar a fidelização de clientes quanto a sua lucratividade.

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