Para qualquer empresa que trabalha com a venda de algum tipo de produto, é necessário desenvolver um controle de estoque. É por meio dele que o gestor poderá acompanhar a entrada e a saída de cada item, programar a reposição de cada um e evitar transtornos que afetem o caixa ou atrasem os serviços.

No caso de uma oficina mecânica, esse controle é ainda mais importante. Tratando-se de uma empresa que oferece serviços de manutenção e reparo, é fundamental possuir uma certa quantidade de peças à disposição para serem utilizadas imediatamente. Entretanto, muitas pessoas têm dúvidas sobre qual é a melhor maneira de realizar a gestão de estoque de uma oficina mecânica.

Por isso, mostraremos aqui o que você precisa saber sobre a gestão de estoque de peças, esclarecendo suas dúvidas e dando algumas dicas de como você pode começar. Continue a leitura do artigo para conferir!

Como é feita uma boa gestão de estoque?

O bom funcionamento de uma oficina mecânica exige diversos cuidados. É preciso garantir que os processos sejam realizados no tempo certo, que não haja acúmulo de tarefas sobre os mesmos funcionários e que a qualidade do serviço se mantenha alta.

Um dos fatores que influenciam diretamente em todas essas situações é o funcionamento do seu estoque. Manter peças para reposição imediata é fundamental para qualquer oficina mecânica. Entretanto, não se trata apenas disso.

O tempo de armazenamento deve ser bem controlado. Ao mesmo tempo em que você não deseja que as peças faltem quando o mecânico precisar, é importante garantir que elas não fiquem tempo demais no estoque, gerando gastos desnecessários e atrapalhando o fluxo de caixa.

Isso pode ocorrer quando o controle de estoque não é feito de maneira adequada. Dependendo do tamanho da oficina, ele pode ser realizado de formas diferentes para atender às necessidades específicas de cada caso.

Veja a seguir as características de cada uma e como identificar a melhor alternativa para sua oficina mecânica.

Como realizá-la por meio do controle manual?

Esse tipo de gestão de estoque é o mais simples e deve-se ter muito cuidado ao utilizá-lo. O motivo é que ele só funciona para oficinas mecânicas muito pequenas, geralmente de um funcionário só, nas quais é possível ter uma noção geral daquilo que você tem em estoque sem muito esforço.

Ainda assim, é necessário um mínimo de organização. É importante guardar todas as notas fiscais de compra de peças, de forma que seja fácil acessá-las. Além disso, coloque no papel a quantidade de peças disponíveis em estoque, evitando ao máximo guardar esse tipo de informação apenas na memória.

Isso faz com que erros sejam evitados e impede que a peça falte na hora de maior necessidade. Além disso, deixará você com a mente livre para focar nas atividades que exigem mais atenção.

Porém, vale a pena considerar um formato de gestão mais elaborado, como mostraremos a seguir. Com a evolução da tecnologia, é possível encontrar diversas soluções eficazes para aplicar em sua oficina.

Como fazer a gestão de estoque com uma planilha?

Por mais simples que seja sua oficina mecânica, é fundamental poder contar com certas ferramentas de gestão. Seja utilizando um computador, seja arquivando documentos impressos, desenvolver uma planilha de controle de estoque é uma maneira muito interessante para ter um panorama geral das entradas e saídas de materiais.

O ideal é manter esse tipo de documento armazenado de forma digital, pois permite que você crie e atualize seu controle sempre que precisar, além de oferecer um acesso mais fácil a essas informações. No caso de consultar o estoque, por exemplo, o funcionário poderá verificar quantas peças estão disponíveis para uso e, assim, informar a melhor hora de realizar a reposição.

O sistema facilita também o cálculo sobre o investimento realizado no estoque, gerando informações que possibilitam uma melhor avaliação do tamanho desse gasto. Isso ajuda você a refletir sobre a possibilidade de buscar um outro fornecedor que atenda melhor às suas necessidades.

Como realizá-la por meio de sistemas de gestão?

Investir em softwares de gestão não é algo exclusivo para grandes empresas. Nos dias de hoje, é possível encontrar diversas soluções eficazes para todos os tipos de oficina mecânica, e as vantagens da utilização desse sistema são muitas.

Você pode encontrar softwares de gestão específica de estoque ou que integrem essa função à gestão geral da empresa. Neles, além de uma interface bem mais otimizada para controlar o número de peças em estoque, você pode automatizar o sistema para dar entrada ou baixa nos materiais, ser informado sobre peças que precisam de reposição e até mesmo cadastrar os fornecedores de cada uma.

Esse sistema oferece uma solução completa para sua empresa. Entretanto, é importante estar preparado para utilizá-lo, como mostraremos a seguir.

Como melhorar a gestão de estoque de peças?

A seguir, mostraremos algumas dicas funcionais para otimizar sua gestão de estoque.

Identifique o fluxo de entrada e de saída

Primeiramente, é preciso identificar quais tipos de peças são mais utilizados na oficina. Você pode até classificá-las como peças de reposição semanal, mensal, bimestral etc. O importante é levantar as informações necessárias para saber a melhor hora de realizar a reposição.

Treine seus funcionários

Um ótimo sistema de gerenciamento não adiantará muito se seus funcionários não estiverem devidamente capacitados para utilizá-lo. Por isso, invista seu tempo em treiná-los para manusear o sistema, assim como fazê-los entender a importância de mantê-los sempre atualizados, para que o controle seja realizado de maneira correta.

Assim, você garante uma organização maior dentro da oficina e facilita o trabalho de todos os funcionários.

Faça um planejamento financeiro

Ao identificar o fluxo de rotatividade de cada peça, verifique quanto você precisa investir na reposição de cada uma. É importante que você saiba quanto está gastando para manter as contas da empresa em dia.

Além disso, é fundamental que você não misture as contas pessoais com as da oficina. Um bom planejamento financeiro exige que os gastos sejam sempre justificados e bem controlados.

Desenvolva uma boa relação com os fornecedores

Encontrar fornecedores que atendam às suas necessidades é essencial para manter o controle do estoque. Por isso, verifique as alternativas no mercado e procure manter um contato pessoal com seus fornecedores.

Com uma previsão de rotatividade das peças, é possível negociar bons descontos com eles e otimizar seu processo de gestão.

Realizar uma gestão de estoque de oficina mecânica pode ser mais fácil do que você imagina. Siga essas dicas e os resultados aparecerão rapidamente!

O que é contagem de estoque de peças?

Também conhecida como balanço de itens ou inventário, a contagem de estoque de peças, como o próprio termo já diz, consiste na contagem e conferência das mercadorias em estoque, por meio de uma comparação entre o estoque contábil e o estoque físico registrado no sistema.

O objetivo é obter o máximo de acurácia possível entre as duas informações registradas, já que quanto mais preciso for o estoque, menores serão as chances de ocorrerem falhas que possam influenciar nos resultados.

A ideia também é identificar possíveis gargalos e reduzir os custos com perdas, extravios e “furos de estoque”, que podem acontecer quando o sistema indica que o produto está disponível, mas na verdade não consta no estoque físico, ou quando as quantidades indicadas no sistema estão erradas.

Por que a contagem de estoque de peças é importante?

Entre os diversos motivos pelos quais a contagem de estoque de peças é indispensável para uma oficina mecânica, podemos citar:

  • reduz custos: com a correção de falhas no inventário, pode-se minimizar os índices de perdas, extravios e obsolescências, que impactam diretamente nos custos das autopeças;
  • otimiza a aplicação do capital de giro: o estoque de uma oficina é composto por produtos que foram comprados com o capital de giro. Com a contagem de estoque, as compras se tornam mais precisas, reduzindo ou até eliminando desperdícios;
  • aumenta o faturamento: com as compras sendo realizadas com mais coerência e acerto, o índice de rupturas é reduzido e, por consequência, o faturamento aumenta;
  • eleva a lucratividade: desde que os custos dos produtos não aumentem, a lucratividade da oficina é elevada, pois, como mencionamos, a contagem de estoque afeta diretamente os resultados financeiros.

Como fazer a contagem de estoque de peças de modo eficiente?

Para concluirmos, é importante que você conheça algumas boas práticas de gestão para melhorar a contagem de estoque de peças de sua oficina mecânica. Confira a seguir!

Organize o estoque

Primeiramente, cuide de toda a organização do ambiente, e isso não se limita ao espaço físico no qual os produtos devem ser separados por categorias de marcas e modelos, por exemplo.

Também é importante que a conferência e padronização dos cadastros atribua somente um código e uma descrição para cada peça do inventário. Além de simplificar o processo de separação, isso garantirá mais produtividade, já que torna o controle de estoque mais eficiente.

Apure periodicamente o estoque

Essa atividade também é conhecida pelo termo “inventário periódico” e consiste em realizar contagens em períodos de tempo mais curtos, levando em consideração determinadas seções ou grupos de estoque por vez.

Além disso, ao realizar essa tarefa em ciclos, torna-se mais simples manter a organização do estoque de peças, facilitando o inventário geral realizado anualmente.

Melhore os processos continuamente

Sempre que uma falha for identificada, é imprescindível que a correção e a solução sejam realizadas imediatamente, pois isso levará aos melhores resultados.

Na verdade, o ideal é manter uma constante busca pelo aperfeiçoamento dos processos, garantindo metodologias de trabalho cada vez mais eficazes.

Como você pôde conferir neste artigo, a gestão de estoque de peças de uma oficina mecânica é um conjunto de processos e uso de ferramentas indispensáveis para o sucesso e lucratividade da empresa.

Aderir às melhores práticas para melhorar esse departamento pode ser um fator determinante para que a oficina se torne mais competitiva em seu nicho de atuação no mercado.

Ficou com alguma dúvida sobre como melhorar a gestão de estoque de peças de sua oficina mecânica? Você tem experiências sobre o assunto que deseja compartilhar conosco? Então, deixe o seu comentário!