É comum que os gestores se esforcem para melhorar constantemente o sistema de produção ou a execução de serviços da oficina mecânica, tornando-a mais eficiente e lucrativa. No entanto, mesmo com a dedicação do gestor, alguns gargalos de produção podem aparecer e atrapalhar todo o trabalho.

Em suma, um gargalo representa um atraso em uma das etapas produtivas de uma empresa. Esses atrasos significam grandes prejuízos para o negócio e, por isso, é fundamental que você saiba como identificá-los.

Nosso objetivo com este artigo é mostrar aos gestores de oficina mecânica como identificar possíveis gargalos na produção ou na execução dos serviços prestados. Confira!

Faça um mapeamento dos processos

Agora que já sabe o que são gargalos de produção, você precisa aprender a identificar onde eles estão. Para tanto, é importante que o gestor faça o mapeamento de todas as etapas do processo da oficina, avaliando o desempenho de cada um deles.

Suponhamos que em um procedimento de retirada de pneu de um veículo seja necessária a utilização de um equipamento para remover os parafusos. Caso a etapa de remoção dos parafusos esteja com problemas, todo o procedimento de retirada do pneu será prejudicado graças a uma única falha.

Por isso é tão importante que o gestor saiba avaliar todos os passos dos processos da oficina, desde o primeiro momento da execução até a entrega do serviço. Durante essa análise, ele verificará que a máquina que faz a remoção dos parafusos não funciona adequadamente e que está atrasando um trabalho que poderia ser muito mais rápido.

Os pontos de gargalo na produção acontecem graças às diferenças na capacidade de realização de alguma tarefa ou por algum problema no desempenho do trabalho. Este, por sua vez, pode ser causado por defeitos em algum equipamento, pela falta de materiais ou pela negligência de alguns funcionários envolvidos.

Para identificar esses pontos e as suas causas é necessário conhecer os processos adotados em sua empresa e avaliá-los — um por um — para entender se existe a possibilidade de torná-los mais eficientes e saber como fazer isso.

Acompanhe e controle todos os processos realizados

Vale deixar claro que não é suficiente apenas realizar as ações de mapeamento dos processos — como vimos no item anterior — e sentir que tudo está resolvido. É necessário monitorar os resultados de perto e adequar os procedimentos, caso seja identificada essa necessidade.

Para exercer um controle efetivo sobre os processos, é interessante criar um sistema para calcular o tempo gasto em cada etapa do serviço, para as resoluções de problemas e nas pausas da equipe.

Uma boa ideia é utilizar uma planilha — ou uma tabela — dividida em colunas para o tempo de parada, o tempo de retorno, a razão para a pausa e a assinatura do empregado.

Com isso, além do acompanhamento da produção, você será capaz de eliminar a ociosidade, de entender se existe alguma falha no processo e de saber como pode corrigi-la.

Converse com seus funcionários

Pense bem: quem pode falar melhor sobre seus processos de produção e de prestação de serviços além das pessoas que estão envolvidas neles? Existem casos em que determinados funcionários conhecem mais sobre os processos da oficina mecânica do que o próprio gestor — principalmente quando se trata da utilização de ferramentas ou máquinas específicas.

Além disso, conhecer opiniões diferentes de quem trabalha diretamente com determinados serviços pode ajudar a encontrar mais gargalos nos processos da oficina. Converse com os seus funcionários e convide-os a participar dos esforços para identificar os pontos de falha.

Busque melhores soluções e alternativas para a execução do trabalho e compartilhe com eles o sucesso dos novos métodos. É importante que você saiba mostrar aos funcionários como o trabalho deles é mais fácil, eficiente e produtivo sem atrasos nos processos.

Desenvolva um plano de ação

Depois de realizar o mapeamento e o acompanhamento de todos os processos, de identificar eventuais gargalos de produção e de conversar com os funcionários para encontrar possíveis falhas ocultas, chegou o momento de elaborar um plano de ação para superar esses problemas.

De posse das informações obtidas nas fases de mapeamento, acompanhamento e controle, o gestor terá todas as informações necessárias para proceder às mudanças essenciais para a superação dos problemas e garantir o perfeito funcionamento da oficina.

Nesse estágio, o gestor deve reunir as informações obtidas e traçar um plano para eliminar o gargalo. No entanto, esse plano precisa passar por uma avaliação, pois nem sempre as ações propostas na oficina melhoram os seus processos.

Depois disso, é necessário acompanhar de perto a implantação do seu plano de ações para verificar se ele é suficiente para acabar com os seus gargalos. Caso isso não ocorra, você deverá traçar um novo programa de atividades para tentar resolver os problemas.

Utilize a tecnologia a seu favor

Atualmente é possível contar com uma variedade de softwares para a gestão de negócios — eles auxiliam no controle de inúmeros processos dentro de uma empresa. Na oficina, eles poderão ajudar você a desenvolver uma estratégia mais assertiva e para ver os pontos de falha com maior facilidade.

Além disso, os softwares podem ajudar você a estabelecer alguns índices de desempenho para serem avaliados ao lado dos pontos que vimos até agora. Com indicadores precisos você saberá quantificar algumas atividades da oficina para medir a produtividade das rotinas e buscar melhorias contínuas.

É muito comum ver empresas que, na tentativa de eliminar um gargalo na execução dos serviços, complicam ainda mais o processo. Isso ocorre graças à falta de organização das etapas de identificação e de resolução dos problemas. Sendo assim, é importante que a tecnologia seja a sua principal aliada no combate aos gargalos de produção.

Afinal, com ela é muito mais fácil identificá-los e trabalhar para traçar os planos de ação e para solucionar esses problemas. Além disso, as ferramentas tecnológicas certas poderão fornecer relatórios muito úteis para a continuidade dos bons trabalhos.

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