Para garantir que você e a sua oficina tenham mais tranquilidade, é preciso organizar alguns processos internos. Um deles — e que precisa bastante da sua atenção — é a gestão da sua folha de pagamentos. Além de evitar maiores de dores de cabeça, uma folha bem administrada pode garantir paz e harmonia na relação entre empregados e empregador.

Para que você consiga ter tudo isso, selecionamos algumas ótimas dicas para colocar em prática no seu negócio o quanto antes. Acompanhe!

1. Contrate um bom contador

Toda empresa precisa cuidar das suas obrigações contábeis e por isso precisa de um contador. Pode ser um escritório ou um profissional autônomo — o fato é que você também tem que ter um para te ajudar.

O problema é que, assim como em qualquer outra profissão, existem contadores de todos os tipos: dos mais descuidados aos mais detalhistas. O importante é que você tenha um serviço de contabilidade atento e capaz de te ajudar a cumprir todas as suas obrigações. Dentre elas, honrar a sua folha de pagamento. 

Lembre-se que apesar de a sua contabilidade ter que te orientar e ajudar em tarefas desse tipo, a responsabilidade pela empresa é sua, então é melhor escolher bem quem está com você. Com isso em mente, busque entender sobre a sua folha de pagamento e sempre tire as suas dúvidas. Assim, você garante que não haverá erros nem imprevistos.

2. Automatize os pagamentos

Por meio de seus sistemas online, os bancos normalmente oferecem ferramentas para o agendamento de algumas tarefas. Inclusive, o pagamento do seu pessoal. Ou seja, tendo a data e os valor corretos, você não vai precisar parar o que estiver fazendo para ter que se preocupar com isso. Fica tudo mais seguro e organizado.

Usando esse tipo de sistema, é possível até mesmo fazer um único agendamento, para que seja repetido em todos os meses do ano. A única hora em que você vai precisar ter um pouco mais de atenção é quando houver a necessidade de realizar pagamentos de valores diferentes do salário normal, como no caso de férias, 13º salário ou quando o empregado tiver que ser descontado por faltas ao serviço. 

Além de tudo isso, você não vai precisar se preocupar em ter que ir até o banco para sacar dinheiro ou lidar com o talão de cheques.

3. Faça cópias de segurança dos documentos

Como dono da oficina, você tem que se precaver contra situações mais complicadas e também para estar em dia com suas obrigações perante os olhos da lei. Isso significa guardar os comprovantes de todos os pagamentos referente à sua folha de pagamento. Por isso, tenha o cuidado de fazer backup de tudo. 

Para atividades rotineiras, desde as mais simples até as mais complexas, existem vários modelos de sistemas disponíveis. Eles podem ser do tipo desktop — aqueles que são instalados no seu computador e talvez nem precisem de internet ou ser em nuvem — ou funcionar totalmente por meio do seu navegador de internet, sem que você precise instalar nada na sua máquina.

Se você utiliza qualquer um deles, deve ter o cuidado de fazer uma cópia dos arquivos e planilhas que utiliza. Se não tiver uma ferramenta do tipo para essa gestão, não tem problema, mas lembre-se de tirar cópias dos documentos e guardá-las em um local seguro. De preferência, fora da oficina.

4. Tenha um controle de ponto eficiente

Bancos de horas mal gerenciados, faltas ao trabalho, feriados emendados e consultas médicas são detalhes que precisam receber muita atenção. Para que a sua empresa não tenha surpresas, o melhor mesmo é ter um bom controle de ponto que funcione bem.

Dependendo do porte da oficina, você pode ter um controle de ponto digital, o que ajuda bastante se ele estiver sendo utilizado de maneira adequada. Acontece que tem gente que esquece de bater o ponto quando chega, na hora do almoço ou quando sai da empresa. Nesse caso, só ter o equipamento funcionando não adianta muito.

Mesmo que o seu controle de ponto não seja digital, ele tem que ser preenchido de acordo com o que realmente acontece na sua empresa todos os dias. Assim, patrão e empregados terão menos um motivo para desentendimentos no presente e no futuro.

5. Padronize cargos e salários

Oficinas mecânicas podem apresentar uma rotatividade de funcionários e isso pode resultar em algumas confusões na hora de definir o valor de cada profissional. Para não cair em situações delicadas e ter que ficar justificando porque um colaborador recebe valor um diferente de outro colega de trabalho, o melhor é buscar criar patamares bem definidos para o pagamento do seu pessoal.

Nessa hora, também vale a pena uma conversa com o seu contador. Afinal, ele pode te passar algumas dicas do que fazer e do que evitar na hora de definir os cargos. Quanto aos valores dos salários, veja como anda o mercado e a realidade da sua oficina.

Tente ser realista e concentre-se em definir uma estrutura que possa utilizada pela sua empresa por muito tempo. Assim, você garante mais tranquilidade e uma forma transparente de remuneração para o seu pessoal evitando conversas paralelas e um clima de falta de profissionalismo.

6. Faça provisões financeiras das suas obrigações

Ninguém gosta de ser pego de surpresa com uma conta para pagar que não estava esperando. Para evitar passar por esse tipo de situação, é sempre bom separar um valor para manter a sua folha de pagamento em dia.

Algumas contas como 13º salário e férias já podem ser provisionadas com antecedência. Nesses casos, o melhor é criar uma conta separada e ir fazendo depósitos periódicos mensalmente. Dessa forma, quando chegar a hora, a sua oficina não vai ficar apertada para quitar as obrigações. Lembre-se também do recolhimento do FGTS.

Com um bom planejamento e um controle feito de maneira correta sob os olhos atentos da sua contabilidade e também sob os seus, a sua oficina não terá surpresas e nem maiores dificuldades em gerenciar a sua folha de pagamentos.

Se você gostou deste post, mas quer saber um pouco mais sobre sua responsabilidade como empresário, aproveite para ler também um outro conteúdo que desenvolvemos especialmente para você com as 7 principais leis que oficinas mecânicas devem conhecer. Confira!