Misturar contas da empresa com as pessoais é uma prática bastante comum no dia a dia de muitos empresários, principalmente de micro e pequenas empresas com gestão familiar.

Mas quando a administração e o planejamento financeiro não são realizados de forma eficiente, as contas podem virar uma verdadeira bola de neve e o resultado não poderia ser pior: saldo de caixa negativo.

Dívidas com bancos, empréstimos e financiamentos atrasados, insuficiência de capital de giro, descontrole nas contas a pagar e a receber e tantos outros problemas decorrentes da tentação de usar uma única conta-corrente.

A partir daí, é um pulo misturar contas da empresa com as pessoais, não sabendo o quanto entrou ou saiu de dinheiro próprio ou das finanças do negócio. Todos estes fatores juntos podem levar a problemas de funcionamento e, nos piores casos, à falência.

Mas você sabe como administrar suas finanças e não cair nas armadilhas de misturar as contas pessoais com os recursos empresariais? Não? Siga nossas dicas e livre-se dos problemas de falta de planejamento financeiro. Acompanhe!

Antes de tudo: organize-se!

De nada adianta estabelecer ações para separar as contas pessoais das contas da empresa se o empreendedor não mantém suas finanças organizadas. Aqui vale destacar que planejamento e organização são palavras-chave para manter um bom controle financeiro, seja ele pessoal ou empresarial.

Por isso, mantenha tudo na ponta do lápis. É preciso saber com clareza o quanto de dinheiro está entrando ou saindo do caixa, para conhecer, de fato, se as operações executadas estão gerando lucro ou prejuízo ao negócio.

Uma dica é montar um fluxo de caixa e manter todas as movimentações diárias registradas, com valores e prazos de recebimento (no caso de ser a prazo) e formas de recebimento do pagamento (cheque, cartão de crédito, boleto, entre outros).

Muitos empreendedores esquecem de registrar uma venda ou serviço realizado a prazo ou mesmo registram como uma operação paga à vista e gastam dinheiro que efetivamente não entrou no caixa — não de imediato, mas daqui a 30 ou 60 dias. É preciso conhecer a liquidez dos recursos para não ficar no vermelho.

Use contas separadas para pessoa física e jurídica

Uma prática muito comum entre empreendedores é ter uma única conta bancária para as finanças da empresa e das contas pessoais. Os riscos são grandes de misturar contas da empresa com as pessoais.

O custo de manter uma exclusiva para a empresa é um investimento que será fundamental para manter a saúde financeira do negócio. É muito mais fácil que manter dinheiro guardado na gaveta — com maiores chances de cair em tentação para quitar contas pessoais — ou mesmo organizado através de planilhas.

O erro de muitos negócios, principalmente aqueles de gestão familiar, é pagar as contas pessoais utilizando cheque e cartões de crédito corporativos. Este, sem dúvida, é o primeiro passo para o descontrole financeiro. Por não haver uma administração financeira eficiente, muitos empresários sequer sabem se têm um negócio lucrativo ou não.

A dica aqui é manter contas bancárias separadas e evitar utilizar o cartão de crédito da empresa para uso pessoal. Uma das grandes vantagens de ter contas separadas é a possibilidade de comprovar o faturamento, o que torna o processo de Declaração do Imposto de Renda mais simples e sem maiores dores de cabeça.

Estabeleça um pró-labore

“Pegar dinheiro da gaveta, não anotar e devolver depois — se lembrar”. Muitas empresas com gestão familiar têm este tipo de prática, o que é um dos erros mais comuns, por exemplo, em oficinas mecânicas.

Ou seja, o próprio dono realiza o serviço e também é quem administra as finanças, só que nem sempre lhe sobra tempo para questões de controle financeiro. Assim, fica mais fácil depositar o dinheiro numa gaveta e ir utilizando tanto para as despesas pessoais quanto aquelas que vão surgindo na empresa. Um grande equívoco!

Porém, o que muitos empreendedores não sabem é que, se o lucro da empresa está indo diretamente para o próprio bolso, o negócio passa a não ter investimentos, o que prejudica o crescimento e, até mesmo, o funcionamento, podendo vir a fechar as portas.

Para evitar este tipo de problemão, é fundamental estabelecer um pró-labore, seja para os sócios ou mesmo para você, um empreendedor individual. Assim, é possível ter controle mensal e estipular uma retirada fixa, como um salário.

Vale destacar que estipular um pró-labore não significa ter disponível mensalmente um valor exorbitante. O cálculo deve ser feito de acordo com a realidade da empresa, assim, é possível manter controle do que sai e entra de recursos da empresa e, também, o empreendedor passa a administrar melhor suas contas pessoais.

Além disso, inclua o seu pró-labore entre as despesas de remuneração. Definindo um rendimento mensal, é possível conhecer os lucros reais da empresa e provisioná-los para uma série de ações, seja para expansão, crescimento, melhorias e, até mesmo, custos inesperados.

Otimize o controle financeiro

Na rotina do dia a dia, principalmente de micro e pequenos empresários, é comum que todos os processos e atividades da empresa sejam realizados pelo próprio dono, o que demanda tempo. O empreendedor acaba deixando para depois o registro e resolvendo questões mais prioritárias do seu negócio. Com isso, é inevitável que as contas empresariais se misturem com as contas pessoais.

Por isso, a dica é utilizar um sistema de gestão online que ajuda a organizar todas as informações da empresa. Muitas ferramentas oferecem suporte contábil, facilitando o recolhimento de impostos, organizando a folha de pagamentos, realizando relatórios contábeis e demais opções que possibilitam uma melhor gestão e tomada de decisão.

Faça uma reserva tanto pessoal quanto para sua empresa

Tanto as empresas quanto as pessoas passam por problemas de falta de dinheiro. Assim como em momentos de aperto financeiro, empreendedores se socorrem do caixa da empresa para salvar a conta bancária pessoal. Tais ações podem prejudicar (e muito) os negócios.

Para isso, tanto o empreendedor como a empresa devem fazer uma reserva financeira. Ou seja, a cada retirada ou a cada pró-labore, destine um percentual para uma reserva pessoal. Da mesma forma, reserve uma certa quantia do dinheiro do caixa da empresa, destinando a uma poupança ou outra forma de rendimento. Assim, a empresa terá maior fôlego financeiro para enfrentar os momentos de dificuldade.

Vale destacar que não é apenas o dono do negócio quem reconhece a importância em manter as contas da empresa separadas das contas pessoais — todos os membros da família devem reconhecer que o sucesso da empresa está diretamente relacionado à forma como as finanças são gerenciadas. 

Esperamos que esteja claro não só como, mas também a importância de não misturar contas da empresa com as pessoais. Quer saber mais sobre como gerir melhor as finanças da sua empresa? Então leia o “Guia rápido de gestão financeira em oficinas mecânicas”.