Tocar uma oficina exige muito esforço e toma bastante tempo. Sempre há problemas para resolver, serviços que precisam ser mais bem acompanhados e todo tipo de situações das quais o dono do negócio precisa cuidar.

No meio de uma infinidade de tarefas que nunca acaba, existem algumas que merecem mais atenção. Assim, tudo que chega tem que ser avaliado rapidamente para a tomada de uma decisão: é prioridade perante as outras atividades ou não, devendo ficar para depois? Esse tipo de discernimento é algo que faz toda a diferença quanto ao rendimento da oficina e é nessa hora que quem sabe usar a matriz de urgência sai na frente.

Se você quer ser mais produtivo no trabalho e deixar a oficina em melhores condições de promover uma boa condição de vida para a sua família, é fundamental saber usar essa ferramenta de gestão. Confira a seguir tudo que você precisa saber sobre ela para conseguir administrar melhor a sua oficina!

O que é a Matriz Urgente/Importante

Na hora de escolher qual das tarefas tem que ser feita primeiro, quase todo mundo fica na dúvida entre se dedicar ao que é mais urgente ou àquilo que é mais importante. O problema é que o tempo que um dono de oficina tem é limitado, então é preciso conseguir estabelecer uma ordem que seja a mais adequada possível.

Nessa hora, a discussão entre o que é importante e o que é urgente fica de lado e o que deve ser pensado é: o que é prioridade? Para isso, utiliza-se a matriz de Eisenhower, que ajuda a definir o que é prioridade e a criar uma sequência de tarefas que faça mais sentido.

Também chamada de matriz urgente/importante ou somente matriz de urgência, ela foi desenvolvida para conseguir ordenar o que se deve fazer primeiro e leva em consideração tanto a data limite das tarefas (urgência) como também o nível de relevância (importância).

Como é feita em forma de uma tabela, essa ferramenta de gestão ganha o nome de matriz e é com base nessa organização gráfica que se consegue a reposta para a pergunta de sempre: o que fazer primeiro?

Como a matriz de urgência funciona

Além de ter sido presidente dos Estados Unidos nos anos 50, Dwight Eisenhower ficou famoso por conseguir manter um ritmo de vida extremamente produtivo. Para isso, ele utilizava o método que hoje conhecemos como matriz de urgência. Antes de entrarmos diretamente no funcionamento do método, devemos repassar dois conceitos para que tudo fique mais fácil de entender. Confira:

Urgência

Uma tarefa urgente é algo que precisa ser feito e que tem um prazo bem determinado. Se essa atividade não foi realizada, depois de passado o tempo, podem acontecer duas coisas: ou se perde a chance de fazê-la ou já não faz mais sentido tentar cumpri-la.

Importância

Importante é uma responsabilidade que exige uma atitude. Ou seja, é algo que não pode ficar como está e, mais cedo ou mais tarde, deverá ser resolvido para que um problema bem maior não ocorra. 

Algumas tarefas podem ser muito importantes, mas, ao mesmo tempo, não terem uma grande urgência. Por outro lado, há também aquelas que são urgentes e têm um prazo curto, mas que não são tão relevantes assim.

Podemos ainda ter casos de atividades de pouca importância e pouca urgência, que geralmente são as últimas a serem realizadas e, por último, as muito importantes e muito urgentes. Essas últimas precisam de mais atenção e devem ser feitas o quanto antes.

Como aplicar a matriz de urgência

Desenhando uma tabela 2×2, (um quadrado dividido uma vez na vertical e outra na horizontal) temos 4 partes diferentes. Do lado de fora, no eixo vertical, à esquerda da tabela, vamos indicar na parte de cima “importante” e na parte de baixo, também do lado de fora, “não importante”. Ainda diante dessa tabela vazia, vamos colocar na parte superior, no eixo horizontal, do lado esquerdo “urgente” e no lado direito “não urgente”.

Tendo feito isso, o que precisamos fazer é simples: listar todas as coisas que precisam ser feitas e que não sabemos ainda qual a ordem de prioridade. Desde pagar os funcionários a encomendar peças do fornecedor até reunir-se com o contador ou avaliar investimentos em previdência privada.

Depois disso, vamos colocar dentro de cada quadrante da nossa matriz essas atividades de acordo com a urgência e relevância. Nessa hora, lembre-se de que nem tudo pode ser urgente e importante. O melhor é avaliar com cuidado e pensar onde faz mais sentido incluir a atividade.

Resolvendo os problemas

Com a sua tabela toda preenchida, é hora de começar a colocar as coisas para funcionar. Para isso, vamos interpretar a matriz da seguinte forma:

  • tudo que estiver no quadrante de urgente e importante deve receber prioridade máxima. É onde você vai concentrar a sua energia e o seu tempo;
  • o que estiver no quadrante não urgente, mas importante precisa ser agendado. Assim você não perde os prazos;
  • os itens que ficaram na parte de não importante, mas urgente podem ser delegados. Por isso, delegue para outras pessoas fazerem de forma a economizar o seu tempo. Se não tiver ninguém para delegar, faça depois de resolver as anteriores;
  • no caso da lista de atividades não urgentes e nem importantes, possivelmente elas vão acabar não sendo feitas, então, com um olhar atento, elimine da sua rotina.

Benefícios de usar a matriz de urgência

Depois de fazer uma vez o uso da matriz de urgência, você vai ver como conseguirá tomar decisões muito mais rápidas dentro da sua oficina. No final da semana, vai ter a sensação de que tudo rendeu mais e vai poder voltar para casa tranquilo. De maneira bem resumida, algumas das principais vantagens deste método são:

  • ser muito fácil de ser assimilado;
  • não precisar de tecnologias caras e complicadas;
  • poder ser feito diante de qualquer tipo de tarefas;
  • ter rápida implementação;
  • ter um resultado visual muito simples de ser entendido;
  • poder ser atualizado sempre que aparecem novas responsabilidades.

Sobretudo, o uso frequente dessa ferramenta faz com que a oficina ganhe muito mais produtividade e isso acaba se transformando em lucratividade.

Faça um teste na sua oficina e comente os resultados aqui embaixo. Se por acaso você já conhecia e fazia uso da matriz de urgência, conte-nos o que você acha dessa ferramenta. Queremos saber o que você pensa!