Você sabia que a gestão financeira da sua empresa pode ser otimizada com o uso de ferramentas que também podem ser utilizadas de forma gerencial? Neste post você vai entender melhor o que é o fluxo de caixa, como implementá-lo, qual a sua importância e como este pode ser utilizado no gerenciamento do seu negócio.

Adicionalmente, você vai entender os cuidados essenciais para a sua elaboração para que esse seja um diferencial em seu negócio, independentemente da fase em que ele se encontra!

O que é o fluxo de caixa

Para que você possa compreender — e posteriormente implementar de forma correta — o fluxo de caixa é preciso conhecer os elementos que fazem parte dessa ferramenta. Além do dinheiro da sua oficina, deverão ser relacionados os valores nas contas correntes e aplicações de curto prazo ou fácil resgate.

Esses valores são conhecidos como equivalentes de caixa, já que possuem fácil conversibilidade em dinheiro. Isso quer dizer que, se necessário, poderão ser utilizados para o pagamento de despesas do dia a dia de seu negócio. Outros dois importantes elementos são as entradas e saídas do período.

As entradas em uma oficina estão ligadas com os recebimentos feitos pelos clientes ligados a reparos, compras de peças e outras atividades. Já as saídas são gastos efetuados para a compra de materiais, pagamento de salários, impostos, compra de componentes e outros valores para que sua atividade ocorra.

Esse fluxo é contínuo e necessário para a existência do seu negócio. Quando o fluxo de caixa é bem elaborado e administrado, ele pode servir: no curto prazo, apresentando as disponibilidades da empresa para o momento e no longo, ajudando no planejamento para que esta possa crescer e se destacar no futuro.

Como implementar o fluxo de caixa

Para um registro mais adequado, rápido e eficiente, recomenda-se a utilização de uma planilha eletrônica ou software integrado de gestão. Depois, será preciso definir uma data inicial — chamada data de corte —, que marcará o registro de todos os lançamentos relativos à movimentação de caixa e equivalentes.

Após esse primeiro momento, tudo o que estiver relacionado com a movimentação de caixa da empresa deve ser registrado. Comparando-se o saldo inicial, as entradas e saídas será obtido o fluxo de caixa do período. Esse valor representa o que a empresa tem disponível em determinado momento para utilizar.

Essas disponibilidades podem ser retiradas pelos sócios, utilizadas para reinvestimento ou poupadas para uma eventual reserva na forma de planejamento para o futuro da organização. Caso não existam recursos sobrando, a empresa pode buscar as melhores alternativas como prazos, condições e taxas para empréstimos e financiamentos.

O fluxo de caixa deixa a rotina financeira da empresa mais organizada, já que estabelece uma padronização de processos e comportamentos. Permite a conferência de diferentes relatórios e dados financeiros e, assim, possibilita uma maior confiança nas finanças da organização.

A importância do fluxo de caixa no gerenciamento da empresa

O fluxo de caixa é uma ferramenta financeira e também gerencial. Do ponto de vista financeiro, auxilia a organizar e otimiza as finanças, auxiliando, por exemplo, na cobrança pontual e objetiva dos clientes em atraso. Ele também evita o pagamento desnecessário de multas e juros nos títulos a pagar da empresa, bem como problemas com protestos e outras questões administrativas.

Já do ponto de vista gerencial, pode auxiliar a identificar os principais clientes, além de tipos de produtos e serviços que são mais comercializados. Isso pode auxiliar na hora da correta definição do preço de venda, promoções, descontos e outras estratégias para maximização das vendas.

O controle de estoque também pode ser gerenciado com o auxílio do fluxo de caixa, otimizando a eficiência dessa importante área, diminuindo seus custos e melhorando seus resultados. Outra possibilidade é o mapeamento e detalhamento das despesas, identificação de eventuais gargalos de produção dentro de sua oficina e fazendo sua correção.

O fluxo de caixa também auxilia com possibilidades de tomada de decisão na substituição, diminuição e corte de determinados custos, o que provoca a melhoria nos resultados. A projeção de resultados também é uma forma de planejamento para o futuro da empresa utilizando o fluxo de caixa, permitindo a criação de reservas.

Cuidados na elaboração do fluxo de caixa

Um dos pontos de maior atenção na elaboração do fluxo de caixa é a atualização. Dessa forma, deve-se buscar sempre fazer os lançamentos de forma diária para que estes reflitam as finanças da empresa em tempo real, permitindo uma noção real de quanto a empresa realmente tem de disponibilidades. Aqui, deve ser feito o cruzamento com extratos e relatórios de pagamentos e recebimentos do período.

O fluxo de caixa, que também será utilizado como ferramenta gerencial, deve ter o máximo de detalhamento possível, assim, o maior número de informações deve ser inserido junto com o lançamento no sistema. Documentos contábeis como notas, cupons, recebidos, entre outros, deverão acompanhar os lançamentos no sistema.

Independentemente do valor, todos os lançamentos devem ser registrados no sistema, uma vez que no final do período podem fazer a diferença nas disponibilidades. Em empresas que possuem muitos recebimentos e pagamentos com a utilização de cheques pré-datados é preciso atenção redobrada para evitar o erro.

Os valores de cheques pré-datados só deverão fazer parte do controle de caixa quando forem efetivamente descontados. O mesmo vale para títulos recebidos e pagos a prazo. As parcelas só devem ser consideradas quando forem pagas ou recebidas e não de uma só vez no fluxo de caixa.

Neste post você entendeu o que é o fluxo de caixa, seus elementos, como essa ferramenta funciona e a importância que ela tem para sua empresa. Você também pode compreender que poderá utilizá-lo tanto do ponto de vista financeiro como gerencial e que, para isso, é preciso tomar alguns cuidados que vão desde a sua correta implementação, passando pela elaboração e controle rigorosos de todos os lançamentos.

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