Acompanhar atendimentos de clientes, cuidar do financeiro, planejar o marketing, fazer solicitações de peças a fornecedores e passar um tempo considerável no telefone são atividades do dia a dia de todo dono de oficina. Do início do dia à hora de fechar, há serviço de sobra para todo empresário do ramo.

Em meio a tantas coisas para se fazer, algumas pequenas burocracias podem parecer perda de tempo que poderia ser utilizado para fazer outras coisas. Mesmo assim, é preciso avaliar bem, pois algumas rotinas e documentos merecem mais atenção do que alguns gestores têm dado.

Um caso bem importante é o da ordem de serviço, um documento que, se você ainda não adotou na sua oficina, é bom reconsiderar. Veja por que a seguir!

O que é uma ordem de serviço

Em vez de passar uma atividade a ser desempenhada por um funcionário somente falando para ele o que precisa ser feito, ao utilizar uma ordem de serviço, a responsabilidade é anotada em um papel próprio da empresa.

Esse registro indicando o que tem que ser feito e para qual cliente é a ordem de serviço, também chamada por algumas pessoas simplesmente de “OS”. Além dessas informações básicas, o documento pode conter outros detalhes bastante úteis:

  • número da ordem de serviço;
  • data e hora;
  • descrição do que deve ser executado;
  • produtos a serem utilizados;
  • valor de cada item;
  • valor total da ordem de serviço.

Também podem ser acrescentados outros itens, mas o importante aqui é mostrar que uma ordem de serviço bem-feita registra o que há de essencial para que se tenha um bom controle das tarefas, valores e responsabilidades envolvidas. Sintetizando tudo em um lugar só, fica bem mais fácil organizar a rotina de trabalho.

Por que é importante ter uma ordem de serviço

Para que fique ainda mais claro por que você deve utilizar uma, listamos algumas vantagens da adoção de um padrão de OS em sua oficina. Confira cada um deles e veja como esse pequeno pedaço de papel pode ajudar muito o seu negócio.

1. Registrar as atividades e peças

Como já deu para perceber, na sua ordem de serviços, deve estar descriminado tudo o que vai ser feito para que o responsável não tenha dúvidas. Além de não deixar margem para interpretações, essas anotações servem para que seja feita uma conferência ao final do trabalho. Assim, nada fica de fora e o cliente não corre o risco de ter que esperar mais um pouco para que algo que ficou de fora do serviço seja feito, o que geralmente envolve as peças.

Quando um mecânico ou assistente pega uma ordem de serviço, antes de começar a colocar a mão na massa, fica mais fácil de ele conseguir se programar. Desse modo, pode pegar todas as peças de que vai precisar uma só vez no estoque, organizar as ferramentas e avaliar qual é a melhor ordem para realizar tudo.

Caso você tenha profissionais diferentes para cada tipo de atividade, a ordem de serviço é mais importante ainda. Afinal, assim, as chances de algo ficar sem ser feito porque “ninguém avisou que era para fazer” são bem menores.

2. Facilitar o cálculo da mão de obra e dos produtos utilizados

Se você acha que a ordem de serviço só é útil para passar a demanda ao seu pessoal, está enganado. Ela também é muito importante para que você consiga conferir todas as suas receitas e estoque.

Conseguindo separar todos os serviços prestados, a soma de todas as suas ordens de serviço vai te mostrar como anda o ritmo de atendimento. Ou seja, quantos clientes estão passando pela oficina e qual o volume de trabalho que os funcionários estão conseguindo entregar.

Outro ponto de muita atenção é o controle de estoque. Como também estão anotadas as peças necessárias para a realização dos serviços, você tem como saber exatamente o que anda saindo do estoque e em que velocidade. Com essas informações, fica bem mais fácil fazer o controle do inventário e também uma boa previsão de compras.

3. Planejar o ritmo e a ordem das atividades da oficina

Como a ordem de compra mostra tudo o que precisa ser feito, é possível enxergar de uma maneira mais organizada todo o volume de trabalho que a sua oficina tem que entregar. A partir daí, você consegue montar um cronograma de serviço muito mais organizado, passando as ordens à medida que chegam para o primeiro funcionário disponível ou ainda trabalhando de forma mais setorizada, em que cada um se preocupa com um tipo de serviço.

É importante também lembrar que, como as ordens de serviços são todas numeradas, as chances de que algo fique para trás é bem menor. Assim, a sua oficina consegue acabar com reclamações de clientes que têm seus pedidos atrasados pela simples falta de organização.

4. Gerenciar melhor o seu pessoal

Pensando ainda nas atividades desempenhadas pelos seus funcionários, a ordem de serviço ainda permite uma boa avaliação da produtividade de cada um. Como o certo é que cada encarregado de uma tarefa seja identificado na ordem de serviço, no final da semana, você pode pegar todas as que foram emitidas e fazer um levantamento de quem anda conseguindo entregar mais em menos tempo.

Tendo esses dados em mãos, você terá ainda condições de avaliar qual a melhor estratégia na hora de distribuir os serviços para o seu pessoal. Como é comum que cada um tenha um tipo de facilidade, maior ou menor empenho e agilidade, assim como interesse por um ou outro serviço, você terá informações suficientes para saber qual é a forma mais indicada de gerenciar a sua equipe.

Como você pôde ver, a ordem de serviço não é só mais um documento que algumas oficinas adotam: ela é uma ferramenta muito prática de organização da empresa. Afinal, fornece dados muito importantes para que você possa melhorar a sua gestão e ter resultados mais interessantes no fechamento do mês.

Organize-se melhor com a adoção de um modelo de OS que consiga te oferecer todos esses benefícios e veja como a rotina da sua empresa pode ficar mais eficiente na prática.

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