É muito comum ouvirmos falar sobre a melhoria de processos, mas o fato é que muita gente não entende bem do que se trata, já que isso parece assunto de empresa de grande porte ou de indústrias.

Na verdade, é mais comum tratar sobre esse tipo de melhoria em empresas de maior porte pois fica mais fácil enxergar os benefícios que ela pode trazer, mas isso não significa que não possam ser encontradas vantagens para empresas de médio e até pequeno porte.

É sobre isso que falaremos no post de hoje. Continue acompanhando para saber mais!

O que é a melhoria de processos?

Todo negócio, de acordo com a Teoria dos Sistemas, é um sistema fechado. É como se fosse uma máquina em que de um lado a gente coloca a matéria prima e o nosso pessoal e, do outro, saem os resultados e aparecem os lucros.

Para garantir que tudo funcione direito, existem várias atividades que são repetidas o tempo todo. Essas atividades repetitivas são os processos e, quanto mais ajustados estiverem, melhor é para a empresa.

A melhoria de processos nada mais é do que analisar as rotinas de trabalho e encontrar formas de troná-las mais rápidas, mais baratas e com menos erros. Quanto melhores estiverem os processos, mais a empresa consegue ser rentável.

Como é feita a melhoria de processos?

Normalmente, são seguidos alguns passos que ajudam a garantir que os resultados sejam os mais proveitosos quanto possível. Para qualquer tipo de negócio, a rotina é basicamente a mesma.

Veremos rapidamente cada uma dessas etapas para entender como elas podem ajudar também na sua oficina:

1. Levantamento da situação e objetivos

A primeira coisa a se fazer é buscar entender o que é feito e qual o objetivo a ser atingido. É muito importante não misturar atividades de processos diferentes. Por isso, é preciso estudar um processo de cada vez.

Vamos imaginar, por exemplo, uma revisão de automóvel: um veículo entra na oficina e o que se precisa fazer é uma conferência dos itens da revisão, além de uma avaliação de outras necessidades. O objetivo é entregar o veículo dentro de um prazo estimado com toda a manutenção totalmente feita.

2. Mapeamento e entendimento dos processos

Na hora de fazer o mapeamento, precisamos entender que tipo de ferramentas, peças e quais funcionários serão necessários para que todas as etapas do serviço sejam realizadas.

Com o levantamento dessas informações, é possível montar um fluxograma indicando o que é feito em cada momento e quais são as possibilidades que podem ocorrer, como o caso de ser necessária a troca de uma peça que tenha tido um desgaste anormal e que esteja fora da programação da revisão.

3. Testes de melhoria

Quando se encontra alguma fase do processo que acaba atrasando muito as demais (como um gargalo) ou que tem gerado desperdício, é necessário concentrar a atenção e pensar em como resolver esse problema.

Talvez, no nosso caso, seja preciso dar um treinamento para quem faz a conferência, um orçamento do automóvel ou, ainda, a troca de algum equipamento ou ferramenta para tornar a rotina mais rápida.

4. Definição do novo processo

Depois de entender os maiores desafios de cada processo e conseguir encontrar as formas mais eficientes e baratas de resolvê-los, o certo a se fazer é formalizar a nova metodologia.

Esse tipo de “burocracia” é muito importante para garantir que as coisas não voltem a ser como eram antes e todos os benefícios sejam perdidos. Vale a pena escrever em algum lugar qual é a melhor forma de fazer o serviço de revisão dos veículos e explicar para todos os funcionários envolvidos no processo.

É necessário que todos consigam entender e, sempre que precisarem, tirar suas dúvidas.

5. Acompanhamento e controle

Uma vez que tudo está resolvido, não dá para deixar de lado o que foi conquistado. É bom conferir se, com o tempo, o processo não voltou a ser feito de maneira errada.

No exemplo da revisão de veículos, como o objetivo é reduzir o tempo do serviço e evitar retrabalhos, uma boa ideia é comparar a hora da ordem de serviço com a do pagamento pelo cliente. Além disso, seu pós-venda também pode contribuir com informações importantes.

Quais são as vantagens da melhoria de processos?

Quando é feito um bom trabalho nos processos da empresa, os resultados aparecem. Dentre os benefícios que podemos encontrar, alguns merecem destaque:

1. Economia e mais saúde financeira

Um dos focos de trabalho da melhoria de processos é a eliminação ou, pelo menos, a redução de desperdícios. É possível ocorrer perdas de tempo, de insumos, produtos, desgastes de maquinário e também de pessoal.

Tudo isso é combatido em uma melhoria de processos e o que se consegue ver depois é que o negócio acaba gastando menos para fazer exatamente as mesmas coisas. Assim, o financeiro da empresa fica bem melhor.

2. Mais produtividade

Além de diminuir desperdícios, busca-se aumentar a produtividade sem precisar de mais investimentos como a contratação de pessoal, por exemplo.

Imagina conseguir, no final do mês, entregar mais serviços aos clientes sem ter que colocar a mão no bolso. Por meio de um bom trabalho de melhoria de processos, isso é possível.

Talvez seja necessário fazer alguns novos arranjos na rotina de trabalho e até na disposição física dos espaços da oficina. O importante é garantir que, sem perder a qualidade, o tempo de serviço fique menor do que o atual.

3. Maior satisfação de clientes

Nenhum cliente que esteja esperando seu veículo ser liberado gosta de esperar e o fato de se conseguir melhorar os processos da oficina vai fazer com que a média de entregas acabe gastando menos tempo.

Além disso, a melhoria de processos também presta muita atenção nos erros e no controle de qualidade do que é feito. Como uma falha é um tipo de custo que não deveria acontecer e acaba demandando retrabalho, a melhoria de processos, de uma forma ou de outra, vai acabar também agradando o seu cliente final.

Agora que você já conhece um pouco mais sobre a melhoria de processos, aproveite para seguir as nossas redes sociais! Estamos no  FacebookGoogle+YouTube e sempre temos dicas e sugestões para melhorar o dia a dia da sua oficina!