A gestão de notas fiscais é um processo gerencial que visa organizar as questões tributárias de uma empresa. Além disso, por meio desse processo, é possível construir uma ferramenta, capaz de fornecer informações importantes, que não se restringem apenas a área fiscal, mas também diz respeito a outros departamentos envolvidos.

Eles recebem os dados fiscais e trabalham com eles a fim de transformá-los em informações precisas e exatas, essenciais para toda a empresa. Assim, saber gerenciar esses documentos é uma tarefa crucial em uma oficina mecânica.

Foi pensando nisso que resolvemos escrever este artigo — nele vamos mostrar como realizar esse processo e apresentar a sua importância no âmbito empresarial. Confira!

A função das notas fiscais e a importância de registrá-las

Basicamente, uma nota fiscal é um documento que serve para a comprovação de uma receita, tributos e créditos existentes na operação de venda ou prestação de serviços realizados.

É uma obrigação prevista em Lei e, como tal, deve ser seguida à risca. No entanto, no âmbito empresarial ela pode servir como uma ferramenta de gestão que possui outras funções que podem ir além do estrito cumprimento de determinações legais.

O próprio registro das receitas é um procedimento que movimenta vários setores da empresa. Sendo assim, a nota fiscal é um documento que, obrigatoriamente, deve ser registrado nos sistemas informatizados da empresa, a fim de gerar dados para outros departamentos.

A gestão de notas fiscais e o reflexo nos demais setores da empresa

Através da nota fiscal a empresa toma conhecimento que existe uma fatura a ser emitida, movimentando o setor financeiro, ou ainda que foi retirado alguma peça ou material do estoque, além de gerar fatos empresariais para a contabilidade registrar.

Nesse contexto, engana-se quem pensa que a nota fiscal é apenas um meio para o governo aplicar os impostos — na verdade, ela é um documento importantíssimo para a gestão de uma empresa e, por isso, merece ser administrada e gerenciada com técnicas e estratégias específicas.

Quando a gestão de notas fiscais é feita de forma incorreta, todos os departamentos podem ser prejudicados. É importante que o administrador de uma oficina mecânica entenda que todo processo de execução de suas atividades começa e termina em notas fiscais.

Ele inicia com o recebimento de uma peça ou produto que será colocado à venda ou utilizado na prestação de serviço e finaliza com a emissão de uma nota fiscal de saída, gerando receitas e movimentando os demais departamentos que mencionamos anteriormente.

Por isso é fundamental que você, enquanto dono de uma oficina mecênica, conheça as práticas voltadas à gestão de notas fiscais. Para isso, vamos listar 5 dicas simples para que você possa aplicar essa ferramenta em sua empresa:

5 dicas para realizar a gestão de notas fiscais em uma oficina mecânica

1. Crie rotinas de procedimentos

O primeiro passo para gerenciar as notas fiscais de sua empresa é criar uma rotina de procedimentos específicos para elas. Assim, quando um documento fiscal chegar até a oficina, os funcionários envolvidos no processo saberão que ela deve ser lançada no sistema a fim de gerar dados para os demais setores.

Quando você cria rotinas de procedimentos todo o trabalho de gestão fica mais simples, além disso é possível verificar possíveis gargalos ou erros ocorridos durante o processo de forma mais fácil.

2. Verifique se as notas são autênticas

Outra dica importante sobre a gestão de notas fiscais é a verificação de sua autenticidade. Obviamente, quando você está tratando com fornecedores de confiança, dificilmente terá problemas com notas fiscais falsas, mas o detalhe aqui não é verificar se a nota existe ou não.

É muito comum empresas cometerem o erro de enviar notas fiscais aos seus clientes e em seguida encontrarem um erro, cancelar o documento e esquecer ou deixar para enviar dias depois do fato ocorrido.

Isso gera uma série de transtornos para a gestão da empresa, que fará o lançamento do documento, gerará dados para os setores que o transformarão em informações para a gestão.

Isso sem dúvidas é péssimo para a administração de uma empresa. Assim, quando um documento fiscal for recebido é fundamental que sua autenticidade e validade sejam verificadas antes mesmo de o registro no sistema fiscal acontecer.

3. Utilize o armazenamento digital

Outra dica importante sobre a gestão das notas fiscais é o armazenamento. Com a criação da NF-e muitas empresas passaram a arquivar seus documentos em locais digitais. No entanto, não raro, encontramos gestores que orientam seus funcionários a emitir e guardar os DANFEs das notas fiscais recebidas ou emitidas.

Isso não é necessário — a menos que você faça questão de possuir os papéis armazenados em sua empresa —, pois o arquivo XML é o único e verdadeiro documento válido para a comprovação de uma nota fiscal — este, sim, deve ser arquivado com muito cuidado. A perda dos arquivos XML das notas fiscais pode acarretar multas e sansões para a empresa.

4. Automatize os processos

Automatizar os processos de registro e emissão de notas fiscais é uma tarefa importante a ser realizada em uma oficina mecânica. Vivemos em uma era digital e aquelas empresas que não se adequarem à essa nova realidade podem ficar para trás.

Além disso, processos automatizados são mais rápidos e menos sujeitos a erros, uma vez que dispensam muitas ações realizadas pelas pessoas.

5. Informe os procedimentos de gestão de notas fiscais ao seu contador

Tão importante quanto realizar o processo de gestão de notas fiscais em sua empresa é informar sobre ele à sua contabilidade. Ela tem uma participação crucial nesse processo e assim como os setores financeiro, administrativo, gestão de estoque, faturamento, etc, precisa das informações geradas a partir do departamento fiscal para realizar suas atividades.

Além disso, por meio das notas fiscais o contador terá acesso às despesas, custos e receitas, elementos essenciais para a apuração de impostos e geração de informações assessórias para os órgãos de fiscalização e arrecadação tributária.

Assim, a gestão de notas fiscais é um procedimento que ultrapassa os limites do setor fiscal. Ela é o início e fim de toda a venda ou prestação de serviços realizados pela sua empresa e, consequentemente, merece a devida atenção.

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