Abrir uma oficina é um procedimento que depende de uma série de fatores. Além dos elementos essenciais para começar o seu negócio — local, ferramentas, máquinas, pessoal  — é necessário estar atento aos procedimentos jurídicos e contábeis desse processo.

O nosso objetivo com este artigo é mostrar a trajetória de registro de uma empresa desde a concepção do negócio — que se inicia na elaboração do contrato social — até o último instante do registro, quando a empresa fica apta a realizar suas atividades.

Confira!

A abertura de uma empresa e os órgãos envolvidos

Muitas pessoas pensam que uma empresa é designada apenas por um CNPJ, porém, isso não é verdade. Essa numeração é apenas um dos vários registros que ela pode ter. Abrir uma oficina mecânica envolve vários órgãos — entre eles, a Receita Federal, responsável pela emissão do número de Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ).

A Secretaria da Fazenda Estadual (SEFAZ) do estado onde o negócio está situado será responsável pela emissão da Inscrição Estadual. Esse é um registro essencial para que a empresa possa emitir notas fiscais de venda de produtos, bem como realizar compras com fornecedores.

Outro órgão envolvido no registro de uma oficina mecânica é a prefeitura do município onde a empresa será instalada. Ela será a responsável pela emissão da Inscrição Municipal e do alvará — além de habilitar o seu negócio a emitir as notas fiscais de prestação de serviços.

Além desses, existem órgãos auxiliares que realizam cadastros prévios para os três entes principais mencionados neste tópico, como a Junta Comercial, o Corpo de Bombeiros Militar e os Sindicatos.

Neste artigo nós vamos explicar o funcionamento de cada um dos entes principais, bem como os auxiliares que são responsáveis por cada uma das etapas do processo de abrir uma oficina mecânica. Acompanhe até o fim!

Registro na Junta Comercial, o primeiro passo para abrir uma oficina

Todo o processo de abertura de uma oficina mecânica se inicia na Junta Comercial do estado onde a empresa será inaugurada. Assim, esse é o momento em que o Contrato Social da empresa será elaborado e encaminhado para registro. Esse documento está para as empresas assim como a certidão de nascimento está para as pessoas físicas.

Nele devem constar todas as informações do novo negócio: seu nome, endereço, atividades executadas, o capital que a compõe, as informações dos sócios e a sua participação na empresa, os responsáveis pela administração e outras informações legais essenciais.

Após a elaboração da certidão de nascimento da empresa — ou seja, do seu contrato social —, você deverá encaminhá-lo para registro na Junta Comercial com os documentos exigidos pelo órgão. Alguns deles são: cópias autenticadas do CPF e RG dos sócios, comprovante de endereço da empresa.

Algumas das Juntas Comerciais espalhadas pelo Brasil adotaram recentemente o procedimento eletrônico de arquivamento, em que toda a elaboração do contrato social é realizada em um ambiente digital próprio e encaminhado ao órgão.

Esse procedimento é integrado com a Receita Federal, Estadual e Prefeitura, agilizando todo o processo e liberando o registro da empresa em um tempo consideravelmente menor. Nesses casos, o processo se inicia com o envio de uma declaração de viabilidade, preenchida no site da Junta Comercial.

Assim, esse órgão faz o registro do Contrato Social e encaminha os documentos fornecidos à Receita Federal e Estadual e à Prefeitura para agilizar o processo de registro.

A Receita Federal e a emissão do CNPJ

Após o arquivamento do seu ato constitutivo — nome dado ao processo de registro de um contrato social —, o próximo passo é a emissão do CNPJ por parte da Secretaria da Receita Federal de seu estado.

Na maioria dos estados brasileiros esse procedimento é realizado junto ao arquivamento do contrato social, por meio de um sistema integrado, disponibilizado por algumas secretarias da Junta Comercial.

Nos casos em que esse processo ainda não existe será necessário emitir o Documento Básico de Entrada (DBE) no site da Receita Federal do Brasil na internet.

De posse desse e dos demais documentos exigidos pelo órgão (contrato social registrado, documentos dos sócios, comprovante de endereços e outros), o empresário protocola o seu pedido e, caso ele seja aprovado, o número do CNPJ é emitido.

A Receita Estadual e sua competência de registro

O próximo passo para abrir uma oficina é solicitar à SEFAZ do estado a Inscrição Estadual e o credenciamento para emissão de notas fiscais.

Esse processo deve ser realizado mediante a apresentação da Ficha de Atualização Cadastral (FAC) — documento disponibilizado pela Receita Estadual e que informa uma série de dados extraídos do contrato social registrado.

Após esse procedimento a empresa deverá fazer o credenciamento para emissão de notas fiscais, que pode ser realizado pela internet por intermédio da Agência Virtual da SEFAZ ou diretamente na sede do órgão por um auditor fiscal — caso não exista o atendimento online no seu estado.

A prefeitura e o credenciamento para emissão de NFS-e

O último órgão principal de registro é a prefeitura. Além de fornecer a Inscrição Municipal e o alvará de licença para funcionamento, esse órgão será o responsável pelo credenciamento da empresa para a emissão de notas fiscais de serviço.

Nos estados onde existe o sistema de registro integrado, esse procedimento é bem simples, bastando apenas a apresentação de alguns documentos (contrato social registrado, CNPJ e Inscrição Estadual) para a liberação do credenciamento. Outro documento será solicitado pela Prefeitura do seu município, mas isso é assunto para o nosso próximo tópico.

Órgãos auxiliares no registro de uma oficina mecânica

A prefeitura do seu município só emitirá o alvará de funcionamento e posterior credenciamento para emissão de notas fiscais eletrônicas de serviço após a aprovação pelo Corpo de Bombeiros Militar, que também fornecerá uma espécie de alvará.

Esse documento deverá ser solicitado na sede do órgão mais próxima. Assim, um militar fará uma visita no local onde sua empresa será aberta para realizar uma análise técnica sobre a necessidade da instalação de equipamentos de prevenção e combate a incêndios.

Somente após essa vistoria e posterior emissão do alvará você estará apto a finalizar o seu registro na prefeitura. Além desse, outros órgãos necessitam receber o registro, entre eles podemos mencionar:

  • sindicatos de trabalhadores e empresas;

  • Caixa Econômica Federal (para emissão das guias do FGTS);

  • órgãos de registro e controle sanitário.

Dependendo da região da empresa, podem existir outras exigências de registros para colocar a empresa em funcionamento.

É importante que você tenha em mente que montar uma oficina mecânica é um processo que vai muito além da simples aquisição de máquinas, ferramentas e da contratação de pessoal. É um procedimento jurídico que deve ser realizado com muito cuidado e sob a supervisão de profissionais qualificados.

Gostou deste artigo sobre os documentos essenciais para abrir uma oficina? Que tal aprender um pouco mais sobre o seu negócio? Separamos um artigo contendo as 7 principais leis que todo gestor desse tipo de empresa deve conhecer. Confira!